Napriek rozšíreniu metód online komunikácie zostáva e-mail stále najobľúbenejším, pričom v roku 2019 sa každý deň odoslalo takmer 300 miliárd e-mailov. Či už s e-mailom začínate alebo ho používate už desaťročia, uistite sa, že dodržiavajte pravidlá e-mailovej etikety.
Pred odoslaním skontrolujte svoju správu
Po zadaní adries príjemcov, vytvorení vhodného predmetu, napísaní správy a priložení niekoľkých podporných dokumentov sa vráťte späť a uistite sa, že ste urobili všetko správne:
- Skontrolujte správu. Je niečo nejasné? Sú tam nejaké gramatické chyby alebo preklepy? Povedali ste všetko, čo ste chceli povedať?
- Skontrolujte svoje zdroje. Objasnil by odkaz na externý zdroj váš význam? Pomohol by odkaz vášmu príjemcovi rýchlo nájsť webovú stránku?
- Pozrite sa na mená príjemcov. Zabudli ste na dôležitú osobu, ktorá potrebuje vidieť správu? Pridali ste niekoho, komu sa správa nemá zobrazovať?
- Pozrite sa na svoju adresu. Ak ich máte viac, odošlite správu z tej, ktorá je pre daný účel správy najvhodnejšia.
- Určte prioritu správy. Musí byť správa označená ako dôležitá?
- Pridať podporné dokumenty. Zabudli ste na prílohy?
Neodpovedať vždy všetkým
Mali by ste vedieť, kedy a kedy neodpovedať všetkým na skupinové e-maily. Ak každý v pôvodnom e-maile (ten, na ktorý odpovedáte), potrebuje vedieť, čo chcete povedať, použite možnosť Odpovedať všetkým.
Napríklad osoba A vám a osobe B pošle e-mail, aby prišli s nápadmi, ako osláviť 10-ročné výročie vášho šéfa so spoločnosťou. Vaša odpoveď je relevantná pre osobu A aj osobu B, takže pomocou funkcie Odpovedať všetkým odpovedzte obom.
Ak niekto pošle pozvánku na párty e-mailom vám a 20 ďalším priateľom, vaša odpoveď nie je relevantná pre ostatných príjemcov e-mailu, takže pomocou Odpovedať odošlite odpoveď iba pôvodnému odosielateľovi.
Napíšte efektívne riadky predmetov
Kľúčom na napísanie dobrého predmetu e-mailu je uistiť sa, že stručne vystihuje podstatu vašej správy. Tu je niekoľko príkladov:
- Predajné stretnutie zmenené na 3:00
- Pozvánka na halloweensku párty
- Revízie textu webových stránok
- 20 najlepších videí tohto týždňa
- Podrobnosti o vašom novom členstve
- Potvrdenie vášho stretnutia
- Žiadosť o dobrovoľníkov na fundraisingové podujatie
Ak chcete zefektívniť riadky s predmetom, zahrňte akciu, ktorú chcete, aby príjemcovia vykonali, napríklad:
- Pozvánka na halloweensku párty – RSVP do 11. mája
- Revízie textu webových stránok – je potrebné schválenie do utorka
Zrátané podčiarknutie
Keď prepošlete e-mailovú správu od niekoho iného, vysvetlite novému príjemcovi, prečo to robíte a aký z toho očakávate úžitok. Povedzme napríklad, že klient Jay vám pošle otázku a vy nepoznáte odpoveď. Prepošlite správu svojej kolegyni Sare s poznámkou: „Sara, Jay chce poznať proces prihlasovania sa na náš portál zo svojho mobilného zariadenia. Podrobnosti nájdete nižšie. Môžete mi pomôcť?“
Vysvetlite, prečo CC
Ak niekomu dáte kópiu e-mailovej správy, vysvetlite primárnemu príjemcovi, že to robíte a prečo. Povedzme napríklad, že sa Jenna chce pridať do vášho knižného klubu a vy jej o tom posielate informácie. Dali by ste kópiu vedúcej knižného klubu Ann a napísali by ste Jenne: „Posielam kópiu našej vedúcej Ann, aby videla, čo vám posielam, a doplnila všetko, čo som mohol vynechať. Keď použijete tento proces, Ann tiež vie, prečo dostáva kópiu správy.
Zrátané podčiarknutie
E-mailové správy sa môžu stratiť v pošte alebo vo filtri spamu. Ako láskavosť, najmä pri dôležitých správach (ako sú správy s prílohami alebo súvisiace s termínmi), napíšte krátku poznámku, aby ste dali odosielateľovi vedieť, že jeho e-mail bol prijatý. Ak vám napríklad váš šéf pošle nový projekt, na ktorom budete pracovať, odpovedzte: „Rozumiem, začnem zajtra.“
Skratky používajte s mierou
Nie každý pozná všetky skratky, preto ich používajte čo najmenej a len vtedy, keď ste si istí, že príjemca vie, čo znamenajú. V obchodnej e-mailovej korešpondencii sa bežne používa niekoľko skratiek. Tu je niekoľko:
- ASAP: Hneď ako to bude možné
- BTW: Mimochodom
- EOD: Koniec dňa
- EOM: Koniec správy (zvyčajne sa používa v predmete na označenie, že neexistuje telo e-mailu na sledovanie)
- EOW: Koniec týždňa
- FYI: Pre vašu informáciu
- IMO: Podľa môjho názoru
- OOO: Mimo kancelárie
- Y/N: Áno alebo Nie
Zrátané podčiarknutie
Keďže v e-mailoch nerozumiete kontextu výrazov tváre a tónu hlasu, nie je to dobré médium na vyjadrenie sarkazmu alebo humoru, najmä ak ide o príjemcov, ktorých dobre nepoznáte. Vyjadrite svoju správu jednoducho a priamočiaro, aspoň kým lepšie nespoznáte príjemcu. Ak si naozaj nemôžete pomôcť, pridajte usmievavý alebo smejúci sa emotikon, aby ste ukázali, že si robíte srandu.
Vyberte si vhodný koniec
Niekedy je ťažké vedieť, ako ukončiť e-mailovú správu. Tu je niekoľko návrhov na základe situácie:
- Vďaka alebo Veľká vďaka: Ak žiadate o láskavosť.
- Love alebo Hugs: Ak je príjemcom priateľ alebo člen rodiny.
- Na zdravie alebo Najlepšie: Ak je príjemcom náhodný známy.
- S pozdravom: Ak je vaša správa formálna.
- S pozdravom alebo S pozdravom: Ak si chcete zachovať formálny obchodný tón.
