Vytvorenie ovládacieho panela Microsoft Excel zahŕňa získavanie informácií z viacerých zdrojov, aby ste ich mohli zobraziť na jednom mieste. Excel ponúka množstvo spôsobov, ako to urobiť, vďaka čomu je jedným z najvýkonnejších nástrojov na vytváranie prehľadov na informačnom paneli, ktoré môžete použiť.
Informácie v tomto návode platia pre Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 a Excel pre Mac.
Čo je informačný panel Excel?
Datový panel je nástroj, ktorý vám pomáha vizuálne monitorovať a analyzovať metriky, ktoré sú pre vás najdôležitejšie. Na monitorovanie výkonnosti vašej firmy, efektívnosti výrobného procesu alebo výkonnosti zamestnancov vo vašom oddelení predaja môžete použiť informačný panel.
Bez ohľadu na to, ako používate informačný panel, koncept je vždy rovnaký: Tabuľky na pozadí získavajú údaje zo súborov, služieb alebo pripojení API k databázam a iným zdrojom. Hlavný hárok zobrazuje údaje z týchto viacerých hárkov na jednom mieste, kde si ich môžete všetky pozrieť na prvý pohľad.
Typické prvky informačného panela s údajmi v Exceli zahŕňajú:
- Rebríčky
- Grafy
- Gauges
- Mapy
Môžete vytvoriť dva typy informačných panelov. Pre prehľady informačných panelov si môžete vytvoriť statický informačný panel z údajov v iných hárkoch, ktoré môžete niekomu poslať v zostave Word alebo PowerPoint. dynamický informačný panel je jeden, ktorý si ľudia môžu prezerať v Exceli a aktualizuje sa vždy, keď sa aktualizujú údaje na ostatných hárkoch.
Prenesenie údajov do ovládacieho panela Excel
Prvou fázou vytvárania panela Excel je import údajov do tabuliek z rôznych zdrojov.
Potenciálne zdroje na import údajov do Excelu zahŕňajú:
- Iné súbory excelového zošita
- Textové súbory, súbory CSV, XML alebo JSON
- SQL databáza
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook a ďalšie webové stránky
- Akákoľvek iná databáza, ktorá podporuje ODBC alebo OLEDB
- Webové zdroje (akékoľvek webové stránky, ktoré obsahujú tabuľky s údajmi)
S toľkými potenciálnymi zdrojmi údajov je možnosť, aké údaje môžete preniesť do Excelu na vytvorenie užitočných informačných panelov, neobmedzená.
Pre uvedenie zdroja údajov:
-
Otvorte prázdny hárok programu Excel. Vyberte ponuku Údaje a v rozbaľovacej ponuke Získať údaje vyberte požadovaný typ údajov a potom vyberte zdroj údajov.
Image -
Vyhľadajte súbor alebo iný zdroj údajov, ktorý chcete importovať, a vyberte ho. Vyberte Import.
Image -
V závislosti od zvoleného typu zdroja údajov sa vám zobrazia rôzne dialógové okná na transformáciu údajov do formátu tabuľky Excel.
Image -
Hárok sa vyplní všetkými údajmi z externého súboru alebo databázy.
Image -
Ak chcete obnoviť údaje tak, aby pravidelne nahrávali všetky zmeny vykonané v externom zdroji údajov, vyberte ikonu Refresh na pravej strane Dotazy & Panel pripojení.
Image -
Vyberte tri bodky vedľa EDIT v spodnej časti okna obnovenia a vyberte Properties.
Image -
Nakonfigurujte údaje na obnovenie zo zdroja údajov v pravidelných intervaloch nastavením Obnoviť každých xx minút na ľubovoľný interval, v ktorom chcete údaje aktualizovať.
Obnovovanie údajov z externých zdrojov je užitočné, ale môže spotrebovať čas procesora, ak obnovíte príliš často. Zvoľte si obnovovaciu frekvenciu, ktorá udržiava údaje aktualizované približne tak často, ako sa menia v zdroji, ale nie tak často, aby ste zakaždým kopírovali len tie isté údaje.
Image - Opakujte vyššie uvedený proces v nových, samostatných pracovných hárkoch, kým neimportujete všetky údaje, ktoré chcete použiť na svojom novom informačnom paneli.
- Nakoniec vytvorte nový pracovný hárok, umiestnite ho ako prvý pracovný hárok do zošita a premenujte ho Dashboard.
Ako vytvoriť tabuľu Excelu
Teraz, keď máte všetky údaje, ktoré potrebujete vo svojom excelovom zošite, a všetky tieto údaje sa automaticky obnovujú, je čas vytvoriť si tabuľu Excel v reálnom čase.
Vzorový panel nižšie bude používať údaje o počasí z webových stránok z celého internetu.
Niekedy, keď importujete dáta z externých zdrojov, nemôžete importované dáta zmapovať. Opravou je vytvorenie novej tabuľky a do každej bunky napíšte =convert(a vyberte údaje z importovanej tabuľky. Pre parametre jednotky stačí vybrať rovnaké parametre pre predtým a potom. Vyplňte celý hárok rovnakou funkciou, aby sa všetky údaje skopírovali do nového hárka a skonvertovali na čísla, ktoré môžete použiť v rôznych grafoch, ktoré vytvoríte pre svoj informačný panel.
-
Vytvorte Stĺpcový graf na zobrazenie jedného bodu údajov. Ak chcete napríklad zobraziť aktuálnu relatívnu vlhkosť (od 0 do 100 percent), vytvorte stĺpcový graf s 0 percentami ako najnižším bodom a 100 percentami ako najvyšším bodom. Najprv vyberte ponuku Vložiť a potom vyberte stĺpcový graf 2D zoskupený stĺpec.
Image -
V ponuke Design grafu v skupine Data vyberte Vybrať údaje.
Image -
V okne Vybrať zdroj údajov, ktoré sa zobrazí, kliknite na pole Rozsah údajov grafu a potom vyberte bunku v údajoch tabuľku, ktorú chcete zobraziť pomocou tohto stĺpcového grafu.
Image -
Zmeňte názov grafu tak, aby zodpovedal údajom, ktoré zobrazujete. Aktualizujte hranice osi tak, aby boli od 0 do 100 percent. Potom presuňte graf do oblasti pomlčky, kde ho chcete zobraziť.
Image -
Opakujte vyššie uvedené kroky a vytvorte stĺpcové grafy pre ďalšie jednotlivé dátové body, ktoré chcete zmapovať. Nastavte rozsah osi na minimum a maximum pre tieto merania. Napríklad dobrý rozsah barometrického tlaku by bol 28 až 32.
Výber správneho rozsahu údajov je dôležitý, pretože ak použijete iba predvolený rozsah, mierka môže byť pre údaje príliš veľká, takže stĺpcové grafy budú väčšinou prázdne. Namiesto toho ponechajte minimálny a maximálny koniec stupnice osi len o niečo nižšie a vyššie ako extrémne možné hodnoty vašich údajov.
Image -
Vytvorte Čiarový graf na zobrazenie trendu údajov. Ak chcete napríklad zobraziť históriu miestnych teplôt pre vašu miestnu oblasť, vytvorte čiarový graf pokrývajúci posledný počet dní údajov, ktoré môžete importovať z tabuľky webovej lokality počasia. Najprv vyberte ponuku Vložiť a vyberte graf 2D Area.
Image -
V ponuke Design grafu v skupine Data vyberte Vybrať údaje.
Image -
V okne Vybrať zdroj údajov, ktoré sa zobrazí, kliknite na pole Rozsah údajov grafu a potom vyberte bunky v údajoch tabuľku, ktorú chcete zobraziť s týmto čiarovým grafom.
Image -
Zmeňte názov grafu tak, aby zodpovedal údajom, ktoré zobrazujete, a presuňte graf do oblasti pomlčky, kde ho chcete zobraziť.
Grafy sú veľmi flexibilné pri ich umiestnení na informačný panel. Môžete zmeniť umiestnenie, ako aj veľkosť a tvar miniaplikácie grafu. Využite túto flexibilitu na navrhovanie usporiadaných informačných panelov, ktoré používateľovi poskytujú čo najviac informácií na najmenšom priestore.
Image -
Vytvorte Textbox na zobrazenie údajov reťazca z hárkov, ktoré ste importovali. Ak chcete napríklad zobraziť aktualizácie upozornení na počasie na svojom informačnom paneli, prepojte obsah textového poľa s bunkou v importovanom údajovom hárku. Ak to chcete urobiť, vyberte ponuku Insert, vyberte Text a potom vyberte Textbox
Image -
Umiestnite kurzor myši do poľa vzorca, napíšte =a potom vyberte bunku v tabuľke importovaných údajov, ktorá obsahuje údaje reťazca, ktoré chcete zobraziť.
Image -
Vyberte textové pole a pomocou okna Format Shape vpravo naformátujte oblasť zobrazenia textu na informačnom paneli.
Image -
Môžete tiež porovnať dva údajové body v importovaných dátových hárkoch pomocou koláčových grafov Môžete napríklad chcieť zobraziť relatívnu vlhkosť vo forme koláčového grafu. Najprv vyberte údaje, ktoré chcete zobraziť, a v ponuke Vložiť vyberte graf 2D koláč.
Koláčové grafy porovnávajú dve alebo viac hodnôt. Ak zobrazujete percento, ako je relatívna vlhkosť, možno budete musieť manuálne vytvoriť ďalšiu bunku, ktorá túto hodnotu odpočíta od 100 % pre druhú hodnotu, s ktorou ju chcete porovnať. Výsledkom bude koláčový graf, ktorý zobrazuje percentuálnu hodnotu ako časť z celkových možných 100 percent.
-
Zmeňte názov grafu tak, aby zodpovedal údajom, ktoré zobrazujete, a potom presuňte graf do oblasti pomlčky, kde ho chcete zobraziť.
Image - Pridaním rôznych typov grafov údajov môžete vytvoriť užitočný informačný panel, ktorý zobrazuje všetky typy údajov na jednom praktickom paneli.
Pridať vizuálnu príťažlivosť a kontext pomocou farieb
Ďalším spôsobom, ako zvýšiť prehľadnosť svojho informačného panela, je poskytnúť pruhovým grafom prechodovú výplň, ktorá zobrazuje varovnú farbu, napríklad červenú, pre oblasti údajov, ktoré nemusia byť dobré.
Ak napríklad chcete ukázať, že relatívna vlhkosť nad 75 % je nepríjemná, môžete príslušne zmeniť gradientovú výplň jednoduchého stĺpcového grafu. Tu je návod.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na vonkajší okraj stĺpcového grafu a vyberte Formátovať oblasť grafu.
Image -
Vyberte ikonu Vyplniť na table Formátovať oblasť grafu a zmeňte výber na Výplň prechodu.
Image -
Vyberte každú ikonu úrovne pozdĺž čiary prechodovej výplne a zmeňte farbu a tmavosť tak, aby zodpovedali tomu, do akej miery je táto úroveň „dobrá“alebo „zlá“. V tomto príklade vysoká relatívna vlhkosť vybledne na tmavočervenú.
Image - Tento proces zopakujte pre každý graf, kde pridanie farebného kontextu do grafu dáva zmysel pre daný údajový bod.
Ako sa panely Excel automaticky aktualizujú
Po vytvorení informačného panela už nemusíte robiť nič na aktualizáciu grafiky. Všetky údaje v týchto grafoch a miniaplikáciách sa aktualizujú takto:
- Tabuľky s importovanými údajmi sa obnovujú v dátume, ktorý ste nastavili pri prvom vytvorení importu údajov.
- Všetky ďalšie hárky, ktoré ste vytvorili na opravu alebo preformátovanie údajov z importovaných hárkov, sa aktualizujú o nové údaje v týchto hárkoch.
- Každá miniaplikácia na vašom informačnom paneli sa automaticky aktualizuje, aby v týchto aktualizovaných hárkoch zobrazovala nové údaje pre rozsahy, ktoré ste vybrali pri vytváraní týchto grafov.
Tieto aktualizácie prebiehajú automaticky, pokiaľ je otvorený Excel.
Ako používať tabule Excelu
Vytváranie informačných panelov v Exceli môže byť užitočné z mnohých rôznych dôvodov. Je však dôležité, aby ste ich vytvorili na základe konkrétnej potreby, než aby ste sa pokúšali vytvoriť jeden informačný panel, ktorý dokáže všetko.
Ak ste napríklad manažér predaja a máte záujem monitorovať výkonnosť svojho obchodného tímu, potom by sa panel manažéra predaja mal zamerať na kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) súvisiace s výkonnosťou predaja.
Tento druh informačného panela by nemal obsahovať informácie, ktoré nesúvisia s výkonnosťou predaja, inak by mohol byť informačný panel príliš neprehľadný. Preplnený informačný panel sťažuje zobrazenie dátových vzťahov a vzorcov, na ktorých záleží.
Ďalšie úvahy pri vytváraní informačných panelov:
- Používajte správne grafy pre správne údaje.
- Nepoužívajte príliš veľa farieb na hlavnom paneli.
- Rozložte informačný panel s podobnými údajmi a typmi grafov do spoločných blokov.
- Uistite sa, že každý graf zobrazuje jednoduché štítky a nie je príliš preplnený.
- Usporiadajte si miniaplikácie v hierarchii dôležitosti, pričom najdôležitejšie informácie nájdete v ľavom hornom rohu hlavného panela.
- Použite podmienené formátovanie, aby ste sa uistili, že zlé čísla sú červené, a keď sú dobré, zelené.
Najdôležitejšie je využiť kreativitu pri navrhovaní informačných panelov, ktoré sú informatívne a zaujímavé na používanie.
