Keď v Outlooku naplánujete stretnutie s inou osobou alebo skupinou ľudí, dostanú e-mail s pozvánkou s podrobnosťami o schôdzi. Z tohto e-mailu môžu prijať alebo odmietnuť pozvanie na stretnutie. Outlook pridá schôdzu do vášho Outlook kalendára, sleduje odpovede vašich účastníkov a pred začiatkom schôdze odošle pripomienku.
Pokyny v tomto článku platia pre Outlook pre Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 a Outlook 2013.
Ako poslať pozvánku do kalendára v programe Outlook
Tu je návod, ako naplánovať schôdzu v Outlooku:
-
Vyberte Domov tab.
Image -
Vybrať Nové položky > Stretnutie.
Prípadne stlačte Ctrl+Shift+Q.
Image -
V pozvánke na stretnutie zadajte popis stretnutia do textového poľa Title.
Image -
Do textového poľa Required zadajte e-mailové adresy každého účastníka, ktorý sa musí zúčastniť stretnutia. V programe Outlook 2016 a 2013 zadajte e-mailové adresy do textového poľa Komu.
Ak chcete vybrať kontakty zo svojho adresára, vyberte buď Povinné, Voliteľné alebo Komu.
Image -
Do textového poľa Voliteľné zadajte e-mailové adresy ľudí, s ktorými by ste sa chceli schôdze zúčastniť, ale nevyžaduje sa od nich, aby tak urobili.
Image -
Vyberte čas začiatku a čas ukončenia stretnutia.
Image -
Ak chcete v kalendári zablokovať celý deň stretnutia, vyberte Celý deň.
Image -
Do textového poľa Location zadajte, kde máte stretnutie.
Image -
V oblasti Message zadajte ďalšie informácie, ktoré budú vaši účastníci potrebovať vedieť pred schôdzou, a pripojte všetky súbory, ktoré chcete, aby si ich prezreli.
Ak chcete k pozvánke na stretnutie pripojiť súbor, vyberte kartu Insert a potom vyberte Pripojiť súbor. Ak chcete pridať odkaz na dokument vo OneDrive, vyberte šípku rozbaľovacej ponuky Link.
Image -
V predvolenom nastavení, keď odošlete pozvánku na schôdzu v Outlooku, pozvánka obsahuje žiadosť o odpoveď a dáva príjemcovi možnosť navrhnúť nový čas schôdze. Ak chcete zmeniť tieto možnosti, vyberte kartu Meeting a potom vyberte Možnosti odpovede
Image -
Vybrať Odoslať.
Ak sa váš plán zmení alebo ak si vaši účastníci musia urobiť iné plány, schôdzu buď zrušte, alebo ju preplánujte.
Image
Ako nastaviť opakujúce sa stretnutie
Outlook vám tiež umožňuje nastaviť opakované stretnutia. Túto možnosť použite pre stretnutia, ktoré plánujete opakovať každý týždeň, mesiac alebo iné obdobie. Pri opakujúcej sa schôdzi stačí zadať podrobnosti iba raz a všetky budúce udalosti sa pridajú do vášho kalendára na základe intervalu, ktorý nastavíte.
-
Vyberte kartu Home a potom vyberte Nové položky > Stretnutie.
Image - V pozvánke na schôdzu zadajte Názov, Povinní účastníci, Nepovinní účastníci, Miesto a správu popisujúcu účel schôdzky.
-
Vybrať Nastaviť opakované.
V Outlooku 2016 a 2013 vyberte Stretnutie > Recurrence.
Image -
Otvorí sa dialógové okno Opakovanie schôdzky. Zadajte čas začiatku, čas ukončenia a trvanie stretnutia.
Image -
V časti Vzor opakovania vyberte, kedy sa bude schôdzka opakovať. Napríklad pravidelné týždenné stretnutie, ktoré sa koná každý pondelok.
Image -
V časti Rozsah opakovania vyberte čas, počas ktorého budú opakované stretnutia pokračovať. Opakujúcej sa schôdzi môžete povedať, aby sa zrušila k určitému dátumu alebo po určitom počte výskytov. Ak nechcete, aby schôdzka vypršala, vyberte Bez dátumu ukončenia.
Image -
Vybrať OK.
Image -
V pozvánke na stretnutie vyberte Odoslať.
Image
Ako používať asistenta plánovania na vytvorenie stretnutia
Ak v práci používate Microsoft 365 a ste používateľom Exchange, pomocou Asistenta plánovania nájdite najlepší čas na naplánovanie stretnutia s ostatnými. Keď otvoríte Asistenta plánovania, uvidíte kalendáre ľudí, ktorých ste pozvali na schôdzku.
Ak chcete použiť asistenta plánovania, vytvorte pozvánku na schôdzku, vyberte kartu Meeting > Asistent plánovania.
Ako zobraziť schôdzu v kalendári Outlook
Keď vytvoríte alebo prijmete schôdzku, zobrazí sa vo vašom kalendári Outlooku na základe informácií o dátume a čase. Tu je návod, ako nájsť nadchádzajúce udalosti.
- Vyberte Zobraziť prepínač a potom vyberte Calendar.
- Ak chcete nájsť stretnutie, prejdite v kalendári alebo použite vyhľadávacie pole a zadajte názov stretnutia.
-
Ak chcete zobraziť podrobnosti stretnutia, dvakrát kliknite na položku kalendára.
Image -
Ak chcete zobraziť odpovede, vyberte kartu Tracking. Stĺpec Response zobrazuje, ktorí účastníci prijali pozvanie na stretnutie a ktorí neodpovedali.
Image -
Ak ste dostali ústne prijatie od účastníka, vyberte Žiadne, potom vyberte Prijaté, Odmietnutéalebo dal Predbežne odpoveď.
Image - Po dokončení zatvorte pozvánku na stretnutie.
Ako pridať ľudí do existujúcej pozvánky na stretnutie
Môžete nastaviť schôdzu a potom mať ďalších účastníkov, ktorých môžete pozvať neskôr (ak napríklad najmete iného zamestnanca a chcete ho pridať na pravidelné stretnutia zamestnancov). Tu je postup, ako pozvať nových účastníkov na stretnutie, ktoré ste už nastavili.
- Nájdite stretnutie vo svojom kalendári.
- Dvakrát kliknite na položku stretnutia.
-
Vyberte kartu Asistent plánovania > Pridať účastníkov.
Image -
V dialógovom okne Vybrať účastníkov a zdroje vyberte meno účastníka.
Image -
Vyberte buď Povinné alebo Voliteľné, čím uvediete, či sa od účastníka vyžaduje účasť na schôdzi alebo či je účasť nepovinná.
Image -
Vybrať OK.
Image -
Účastník sa teraz zobrazuje v zozname Všetci účastníci v Asistentovi plánovania.
Image -
Vybrať Poslať aktualizáciu.
Image
