Excel nemá možnosti správy údajov programov relačných databáz, ako sú SQL Server a Microsoft Access. Čo však dokáže, je slúžiť ako jednoduchá databáza, ktorá spĺňa požiadavky na správu údajov.
V Exceli sú údaje usporiadané pomocou riadkov a stĺpcov v pracovnom hárku. Funkcia tabuľky uľahčuje zadávanie, úpravu a manipuláciu s údajmi.
Tieto pokyny platia pre Excel verzie 2019, 2016, 2013, 2010 a Excel pre Microsoft 365.
Podmienky databázy: záznamy a polia
Databáza je zbierka súvisiacich informácií uložených v jednom alebo viacerých počítačových súboroch. Údaje sú často usporiadané do tabuliek takým spôsobom, že ich možno ľahko aktualizovať, triediť, opravovať a filtrovať.
Jednoduchá databáza, napríklad Excel, obsahuje všetky informácie o jednom predmete v jednej tabuľke. Na druhej strane relačné databázy pozostávajú z mnohých tabuliek, z ktorých každá obsahuje informácie o rôznych, ale súvisiacich témach.
Records
V databázovej terminológii záznam obsahuje všetky informácie alebo údaje o jednom konkrétnom objekte v databáze. V Exceli obsahuje každá bunka v pracovnom hárku jednu položku informácie alebo hodnotu.
Fields
Každá informácia v zázname databázy, ako napríklad telefónne číslo alebo číslo ulice, sa označuje ako field. V Exceli slúžia jednotlivé bunky pracovného hárka ako polia, pretože každá bunka môže obsahovať jednu informáciu o objekte.
Názvy polí
Je dôležité usporiadať databázu, aby ste mohli triediť alebo filtrovať údaje a nájsť konkrétne informácie. Pridanie hlavičiek stĺpcov, známych ako názvy polí, uľahčuje zadávanie údajov v rovnakom poradí pre každý záznam.
Vzorová databáza
Na obrázku vyššie má každý študent samostatný riadok v tabuľke, ktorý obsahuje všetky dostupné informácie o ňom.
Každá bunka v riadku je pole obsahujúce jednu informáciu. Názvy polí v riadku hlavičky pomáhajú zabezpečiť, že údaje zostanú usporiadané tým, že všetky údaje o konkrétnej téme, ako je meno alebo vek, budú pre všetkých študentov v rovnakom stĺpci.
Nástroje na správu údajov v Exceli
Microsoft má navyše niekoľko dátových nástrojov, ktoré uľahčujú prácu s obrovským množstvom údajov uložených v excelových tabuľkách a pomáhajú ich udržiavať v dobrom stave.
Používanie formulára na evidenciu
Jedným z týchto nástrojov je dátový formulár. Môžete ho použiť na vyhľadávanie, úpravu, zadávanie alebo mazanie záznamov v tabuľkách obsahujúcich až 32 polí alebo stĺpcov.
Predvolený formulár obsahuje zoznam názvov polí v poradí, v akom sú usporiadané v tabuľke, aby používatelia zadávali záznamy správne. Vedľa názvu každého poľa je textové pole na zadávanie alebo úpravu jednotlivých polí s údajmi.
Hoci je možné vytvárať vlastné formuláre, často je potrebné iba vytvorenie a použitie predvoleného formulára.
Odstrániť duplicitné dátové záznamy
Spoločným problémom všetkých databáz sú chyby údajov. Okrem jednoduchých pravopisných chýb alebo chýbajúcich polí s údajmi môžu byť problémom aj duplicitné záznamy údajov, pretože veľkosť tabuľky údajov sa zväčšuje.
Na odstránenie týchto duplicitných záznamov – či už presných alebo čiastočných duplikátov – možno použiť ďalší z dátových nástrojov Excelu.
Triedenie údajov v Exceli
Zoraďovanie znamená reorganizáciu údajov podľa špecifickej vlastnosti, ako je zoradenie tabuľky abecedne podľa priezvisk alebo chronologicky od najstaršieho po najmladšieho.
Možnosti triedenia programu Excel zahŕňajú triedenie podľa jedného alebo viacerých polí, vlastné triedenie, napríklad podľa dátumu alebo času, a triedenie podľa riadkov, čo umožňuje zmeniť poradie polí v tabuľke.
