Máte obrovskú excelovskú tabuľku, z ktorej sa nedá nič robiť?
Je čas usporiadať si zoznam kontaktov do databázy Microsoft Access. Je to oveľa jednoduchšie, ako si dokážete predstaviť a výsledok vás určite poteší. Tento návod vás prevedie celým procesom krok za krokom. Ak nemáte vlastnú tabuľku a chcete postupovať podľa návodu, môžete si stiahnuť vzorový súbor programu Excel použitý na vytvorenie návodu.
Vytvoriť novú databázu Accessu 2013
Pokiaľ nemáte existujúcu databázu, ktorú používate na ukladanie kontaktných informácií, pravdepodobne budete chcieť vytvoriť novú databázu od začiatku. Ak to chcete urobiť, vyberte ikonu Blank Desktop Database na obrazovke Začíname s Microsoft Office Access. Zobrazí sa obrazovka vyššie. Zadajte názov databázy, vyberte tlačidlo Vytvoriť a môžete začať.
Začať proces importu do Excelu
Vyberte kartu Externé údaje v hornej časti obrazovky Access a dvakrát kliknite na tlačidlo Excel, čím spustíte proces importu do Excelu.
Vyberte zdroj a cieľ
Ďalej sa vám zobrazí obrazovka zobrazená vyššie. Vyberte tlačidlo Prehľadávať a prejdite na súbor, ktorý chcete importovať. Keď nájdete správny súbor, vyberte tlačidlo Otvoriť.
V spodnej polovici obrazovky sa vám zobrazia možnosti cieľa importu. V tomto návode sa zaujímame o konverziu existujúcej excelovej tabuľky na novú databázu Accessu, takže vyberieme Importovať zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze Ďalšie možnosti na tejto obrazovke vám umožňujú:
- Prepojte svoju databázu s hárkom programu Excel, aby sa zmeny v zdrojovom hárku prejavili v databáze.
- Importujte údaje do existujúcej databázovej tabuľky.
Po výbere správneho súboru a možnosti pokračujte výberom OK.
Vyberte nadpisy stĺpcov
Uistite sa, že je začiarknuté políčko Prvý riadok obsahuje nadpisy stĺpcov, ak prvý riadok tabuľky obsahuje názvy stĺpcov pre údaje, ako napríklad Priezvisko, Meno a Adresa. To dá Accessu pokyn, aby prvý riadok považoval za mená, a nie za skutočné údaje, ktoré sa majú uložiť do zoznamu kontaktov.
Ak chcete pokračovať, vyberte Ďalší.
Vytvoriť ľubovoľné požadované indexy
Databázové indexy sú interným mechanizmom, ktorý možno použiť na zvýšenie rýchlosti, akou Access dokáže nájsť informácie vo vašej databáze. V tomto kroku môžete použiť index na jeden alebo viacero stĺpcov databázy. Jednoducho vyberte rozbaľovaciu ponuku Indexed a vyberte príslušnú možnosť.
Pamätajte na to, že indexy vytvárajú pre vašu databázu veľkú réžiu a zvyšujú množstvo použitého miesta na disku. Z tohto dôvodu chcete indexované stĺpce obmedziť na minimum. V našej databáze budeme najčastejšie vyhľadávať podľa priezviska našich kontaktov, tak si vytvorte index v tomto poli. Môžeme mať priateľov s rovnakým priezviskom, takže tu chceme povoliť duplikáty. Uistite sa, že je v spodnej časti okien vybratý stĺpec Priezvisko a potom z rozbaľovacej ponuky Indexované vyberte Áno (Duplikáty OK).
Ak chcete pokračovať, vyberte Ďalší.
Vyberte primárny kľúč
Primárny kľúč sa používa na jedinečnú identifikáciu záznamov v databáze. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je nechať Access vygenerovať primárny kľúč. Vyberte možnosť Let Access pridať primárny kľúč a pokračujte stlačením Next. Ak máte záujem o výber vlastného primárneho kľúča, možno by ste si chceli prečítať náš článok o kľúčoch databázy.
Pomenujte svoj stôl
Accessu musíte poskytnúť názov, ktorý bude odkazovať na vašu tabuľku. Zadajte to do príslušného poľa a vyberte tlačidlo Finish.
Zobraziť svoje údaje
Uvidíte prechodnú obrazovku s otázkou, či chcete uložiť kroky použité na import údajov. Ak nie, pokračujte a vyberte Zavrieť.
Potom sa vrátite na hlavnú databázovú obrazovku, kde si môžete zobraziť svoje údaje jednoduchým dvojitým kliknutím na názov tabuľky v ľavom paneli.
Blahoželáme, úspešne ste importovali svoje údaje z Excelu do Accessu!
