Kľúčové poznatky
- Fastmail's Scheduled Send rozdeľuje vytváranie a doručovanie e-mailov.
- Použite to ako pripomienku alebo aby ste sa vyhli stresu z kolegov cez víkend.
- E-mail je najlepší a najhorší spôsob komunikácie v práci.
Napísali ste niekedy e-mail v nedeľu večer a potom váhali, kým stlačíte odoslať. Naplánované odoslanie pomôže.
Veteránsky poskytovateľ e-mailových služieb na prvom mieste v oblasti ochrany osobných údajov Fastmail práve pridal plánované odosielanie, funkciu, ktorá sa už nachádza v niektorých iných aplikáciách a e-mailových službách a ktorá by pravdepodobne mala byť štandardom pre všetky e-maily. Je to jednoduchá funkcia. Môžete napísať e-mail, kedykoľvek sa vám to hodí, a naplánovať jeho odoslanie na čas, ktorý lepšie vyhovuje príjemcovi.
„Nerád sa ľuďom vnucujem, ale niekedy radšej pracujem neskoro alebo cez víkendy. Aj keď ľudia odpočívajú alebo si berú voľno, uvidia váš e-mail,“módny stylista a fotograf na voľnej nohe Nuria Gregoriová. „Možno sa neočakáva, že na e-maily odpoviete hneď, no v prípade nezávislých pracovníkov máte často pocit, že musíte.“
Odoslať neskôr
Implementácia naplánovaného odosielania Fastmailu vás vôbec neprekvapí, čo je skvelé. Stačí kliknúť na šípku vedľa tlačidla odoslať a vybrať si z rozbaľovacieho zoznamu predvolieb – dnes, dnes večer, zajtra atď. Ak vám to nevyhovuje, môžete si vybrať presný dátum a čas.
Oddelenie vytvorenia e-mailu od času jeho odoslania prináša niekoľko šikovných príležitostí. Ako sme videli vyššie, e-mail môžete napísať v nedeľu večer a odoslať ho počas bežnejších úradných hodín. To je nielen lepšie pre príjemcu, ale môže to zakryť skutočnosť, že pracujete cez víkendy, čo môže viesť k nechceným očakávaniam v budúcnosti.
Nedá sa očakávať, že na e-maily odpoviete hneď, no v prípade nezávislých pracovníkov máte často pocit, že musíte.
Môžete tiež vyvolať e-maily, ktoré je potrebné odoslať v určitom čase, ale môže to byť, keď spíte. Alebo môžete načasovať, aby sa e-mail dostal do doručenej pošty niekoho, keď príde do práce, a umiestnite ho – dúfajme – na začiatok zoznamu.
Ďalšie hacky zahŕňajú posielanie časovaných pripomienok sebe, podržanie osobných e-mailov priateľom až do večera alebo naplánovanie e-mailu šéfovi na piatok večer a potom ignorovanie všetkých e-mailov až do pondelka, ak chcete.
Ide o kontrolu. Ak budete mať väčšiu kontrolu nad svojou komunikáciou, môžete znížiť duševné preťaženie a stres.
Stresbuster
E-mail môže byť jedným z najväčších zdrojov stresu v modernej práci. Môžete mať nekonečnú kopu neprečítaných správ, ktoré potrebujete spracovať. A čo je horšie, dôležitý e-mail môže prekĺznuť cez vašu pozornosť, zakrytý všetkým tým nevyžiadaným Fwd: Fwd: Fwd, ktoré vám zahltia doručenú poštu.
A potom sú tu očakávania. Keď dostanete e-mail, máte to na mysli. Aj keď odosielateľ neočakáva odpoveď, pravdepodobne sa cítite povinní dať odpoveď skôr ako neskôr, aj keď je to len preto, aby ste sa s tým vysporiadali a dostali to z hlavy.
A keďže plánovanie e-mailov určuje odosielateľ – t. j. ktokoľvek môže kedykoľvek vložiť čokoľvek do vašej doručenej pošty – nemáte nad tým žiadnu kontrolu.
„E-maily sú stále najlepším spôsobom komunikácie na pracovisku. Väčšina ľudí však nemá svoje e-maily usporiadané, “povedal technologický reportér Radu Tyrsina Lifewire prostredníctvom e-mailu. "Všade je hlučné a nikto z nás nemá trpezlivosť upratovať neporiadok každý druhý deň."
Preto je niečo ako plánované odosielanie dôležité, ale iba ak to každý používa a používa pre sily dobra, nie zla. Správa pracovných e-mailov je presunutá na používateľa, keď by mala byť väčšia zodpovednosť na zamestnávateľovi.
Nemecká automobilka Daimler, ktorá vlastní Mercedes, má správny nápad. Keď zamestnanci odídu na dovolenku, všetky prichádzajúce e-maily sa odošlú do koša. Neexistuje žiadny návrat z dovolenky a vybavovanie e-mailov za dva týždne. Odosielatelia dostanú automatickú odpoveď, ktorá im povie, aby znova odoslali čokoľvek dôležité, keď sa zamestnanec vráti do kancelárie.
Toto je skvelý príklad, ako sa zbaviť stresu z e-mailu, ale žiaľ, väčšina zodpovednosti stále padá na nás, používateľov. Nástroje ako Plánované odosielanie môžu pomôcť, ale kým neprestaneme považovať e-maily za smetisko na získavanie vecí z našej vlastnej doručenej pošty, ako miesto na vyžiadanie okamžitých odpovedí a ako niečo, čo neustále kontrolujeme, e-maily zostanú stresujúce.
