Outlook používa skupiny kontaktov na ukladanie členov distribučného zoznamu. Po vytvorení skupiny kontaktov a pridaní kontaktov vytvorte jednu e-mailovú správu a adresujte ju skupine kontaktov. Týmto spôsobom každý v distribučnom zozname dostane rovnakú správu a vy ušetríte čas.
Pokyny v tomto článku platia pre Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a Outlook pre Microsoft 365.
Ako nastaviť distribučný zoznam v programe Outlook
Ak chcete vytvoriť skupinu kontaktov v programe Outlook, vytvorte zoznam a vyberte, kam ho chcete uložiť. Tu je postup:
- Otvorte Outlook.
-
Prejdite na kartu Domov a vyberte Nové položky.
Image -
Vybrať Viac položiek > Kontaktná skupina. Alebo stlačte Ctrl+ Shift+ L.
Image -
V okne Kontaktná skupina umiestnite kurzor do textového poľa Name a zadajte názov distribučného zoznamu.
Ak chcete odoslať e-mail do distribučného zoznamu, zadajte názov zoznamu do textového poľa Komu v okne novej správy.
- Okno Kontaktná skupina nechajte otvorené.
Pridať členov do kontaktnej skupiny programu Outlook
Po vytvorení a uložení skupiny pridajte kontakty do distribučného zoznamu.
Pridanie kontaktov do skupiny kontaktov:
- V okne Kontaktná skupina prejdite na kartu Kontaktná skupina.
-
Vybrať Pridať členov > Z kontaktov programu Outlook.
Image -
V dialógovom okne Vybrať členov: Kontakty vyberte kontakt a výberom položky Členovia pridajte daný kontakt do distribučného zoznamu.
Ak kontakt nie je uvedený, vyhľadajte ho podľa mena alebo e-mailovej adresy. Ak kontakt stále nemôžete nájsť, vyberte šípku rozbaľovacej ponuky Adresár a vyberte iný zoznam.
-
Zopakujte krok 3 pre každý z kontaktov, ktorý chcete pridať do distribučného zoznamu.
- Vybrať OK.
- V okne Kontaktná skupina vyberte Uložiť a zavrieť.
Vytvoriť nový kontakt v distribučnom zozname
Pridanie príjemcov, ktorí nie sú vo vašom adresári programu Outlook, do skupiny kontaktov:
- Prejdite do Outlooku People a dvakrát kliknite na distribučný zoznam.
- V okne Kontaktná skupina prejdite na kartu Kontaktná skupina a vyberte Pridať členov> Nový e-mailový kontakt.
-
Do textového poľa Zobrazované meno zadajte meno kontaktu.
Image Ak nepoznáte meno kontaktu, zadajte jeho e-mailovú adresu alebo zadajte alias.
- Do textového poľa E-mailová adresa zadajte e-mailovú adresu nového kontaktu.
-
Ak nechcete pridať nového člena do adresára, zrušte začiarknutie políčka Pridať do kontaktov.
- Vybrať OK.
- V okne Kontaktná skupina vyberte Uložiť a zavrieť na uloženie zmien do distribučného zoznamu.
Ako zdieľať skupinu kontaktov v programe Outlook
Sú tu ďalší ľudia, ktorým by prospelo, keby mali váš distribučný zoznam? Namiesto toho, aby ste si vytvorili rovnakú skupinu kontaktov od začiatku, zdieľajte s nimi skupinu kontaktov. Je to také jednoduché ako odoslanie prílohy e-mailu.
Ak chcete zdieľať skupinu kontaktov:
- Prejsť na Outlook People.
- Dvakrát kliknite na distribučnú skupinu, ktorú chcete zdieľať.
-
V okne Kontaktná skupina prejdite na kartu Kontaktná skupina a vyberte Preposlať skupinu> Ako kontakt programu Outlook.
Image Vyberte V internetovom formáte (vCard) a pripojte textový súbor obsahujúci mená a adresy členov skupiny.
- Správu adresujte osobe, ktorej chcete dostať distribučný zoznam.
- Vybrať Odoslať.
Importovať kontaktnú skupinu programu Outlook, ktorá bola s vami zdieľaná e-mailom
Ak niekto vytvoril distribučný zoznam v programe Outlook a poslal vám ho e-mailom ako súbor kontaktov programu Outlook, importujte zoznam do svojho adresára a použite ho ako svoj vlastný.
- Otvorte správu, ktorá obsahuje priložený súbor kontaktov programu Outlook pre skupinu.
-
Vyberte šípku rozbaľovacej ponuky prílohy.
Image - Vybrať Otvoriť.
- V okne Kontaktná skupina prejdite na File > Info.
-
Vybrať Presunúť do priečinka > Kopírovať do priečinka.
Image -
V dialógovom okne Kopírovať položku do vyberte priečinok Kontakty.
Image - Vybrať OK.
- Keď máte svoj distribučný zoznam pripravený a pripravený, môžete začať posielať správy jeho členom.
Ak chcete väčšiu kontrolu nad svojimi distribučnými zoznamami, použite kategórie kontaktov na vytvorenie elegantných zoznamov adries.
