Čo by ste mali vedieť
- V programe Outlook vyberte Súbor > Info > Nastavenia účtu >Nastavenia účtu.
- Prejdite na kartu Dátový súbor a vyberte Add. V dialógovom okne New Outlook Data File vyberte Datový súbor Outlook a potom vyberte OK.
- Pomenujte archív, vyberte jeho umiestnenie a vyberte OK. Presuňte myšou celé priečinky do nového priečinka Archív.
Tento článok vysvetľuje, ako zachovať malý súbor PST archivovaním starej pošty. Pokyny v tomto článku platia pre Outlook pre Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook 2010.
Ako archivovať starú poštu v programe Outlook, aby bol súbor PST malý
S narastajúcou hromadou pošty, ktorú máte v Outlooku, zvyčajne trvá aj čas, ktorý Outlook potrebuje na vykonanie toho, čo chcete. Obmedzenie veľkosti súboru PST sa blíži. (V súbore PST alebo „Osobné priečinky“Outlook ukladá všetky vaše údaje vrátane kalendárov, kontaktov a e-mailov.)
Vytvorenie archívu starých správ v Outlooku oddelene od súboru PST, ktorý používate každý deň:
- Vyberte File a zvoľte Info.
-
Vyberte Nastavenia účtu a z ponuky vyberte Nastavenia účtu. Otvorí sa okno Nastavenia účtu.
Image -
Vyberte kartu Dátový súbor.
Image -
Vyberte Pridať. Otvorí sa dialógové okno Nový dátový súbor programu Outlook.
Image -
Vyberte Údajový súbor Outlook a vyberte OK.
Image -
Zadajte názov archívu pod Názov súboru a vyberte umiestnenie, kam chcete súbor uložiť.
Image - Vyberte OK a zatvorte okno.
Presunúť poštu do archívu
Ak chcete naplniť svoj novovytvorený archív PST, presuňte myšou celé priečinky do koreňového priečinka, ktorý sa nanovo zobrazuje pod Poštové priečinky Toto je užitočné, ak už máte Archív priečinok, ktorý obsahuje, povedzme, všetku poštu z minulého roka. Stačí ho vložiť do archívu PST.
Alternatívne archivovať jednotlivé položky:
- Kliknite pravým tlačidlom myši na koreňový priečinok s názvom podľa vášho archívneho PST pod Poštové priečinky.
-
Z ponuky vyberte Nový priečinok.
Image -
Zadajte požadovaný názov priečinka.
Ak chcete archivovať e-maily, uistite sa, že Poštové a poštové položky je vybraté v časti Priečinok obsahuje. Ak chcete archivovať ďalšie položky, vyberte príslušnú kategóriu.
Image - Presuňte jednotlivé e-maily alebo skupiny e-mailov do novovytvoreného priečinka.
- Ak chcete presunúť všetku poštu pred určitým dátumom do priečinka (alebo vnorených priečinkov), vyberte File > Info.
-
Vyberte Tools a zvoľte Čistenie poštovej schránky.
Image -
Z ponuky, ktorá sa objavila, vyberte AutoArchive.
Image
Zavrieť archívny súbor PST
Po archivácii všetkých položiek môžete súbor PST zatvoriť v Outlooku:
- Kliknite pravým tlačidlom myši na koreňový priečinok vášho archívu PST pod Mail Folders.
-
Vyberte Zatvorte „_“z ponuky.
Image
Prístup k pošte z uzavretého archívneho súboru PST
Ak chcete načítať správy z archívneho súboru PST, ktorý ste zatvorili:
- Vyberte kartu File a zvoľte Otvoriť a exportovať.
-
Vyberte Otvoriť dátový súbor programu Outlook.
Image - Súbor PST a jeho priečinky sa zobrazia v časti Poštové priečinky, pripravené na akciu.
Malý súbor PST je rýchly súbor PST
Oplatí sa udržiavať veľkosť hlavného súboru PST malú a spravovateľnú. Môžete nechať Outlook urobiť niečo z toho pomocou automatickej archivácie alebo rozdeliť správy medzi viac súborov PST, čo môže byť bezbolestné a rýchle.
