Prvým správnym zadávaním údajov do tabuľky sa vyhnete neskorším problémom a zjednodušíte používanie mnohých nástrojov a funkcií Excelu, ako sú vzorce a grafy. Tento tutoriál sa zaoberá základnými pravidlami a odporúčaniami pri zadávaní údajov do tabuľkových programov, ako sú Excel, Tabuľky Google a Open Office Calc.
Pokyny v tomto článku platia pre Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pre Mac, Excel pre Microsoft 365 a Excel Online.
Prehľad zadávania údajov v Exceli
Pracovné hárky programu Excel sú výkonné analytické nástroje, ktoré ukladajú veľké množstvo údajov. Uistite sa, že sa vaše údaje zobrazujú a analyzujú správne pomocou osvedčených postupov Excelu na zadávanie údajov.
Toto sú najdôležitejšie a najnevhodnejšie položky, ktoré by ste mali mať na pamäti pri používaní Excelu:
- Urobte naplánujte si tabuľku.
- Nenechávajte prázdne riadky alebo stĺpce pri zadávaní súvisiacich údajov.
- Ukladajte často a ušetrite na dvoch miestach.
- Nepoužívajte čísla ako nadpisy stĺpcov a nezahŕňajte jednotky s údajmi.
- Vykonajte vo vzorcoch používajte odkazy na bunky a pomenované rozsahy.
- Nenechávajte bunky obsahujúce vzorce odomknuté.
- Urobte triediť údaje.
Naplánujte si tabuľku
Pri zadávaní údajov do Excelu je dobré si to naplánovať skôr, ako začnete písať. Rozhodnite sa, ako sa bude pracovný hárok používať, aké údaje bude obsahovať a čo sa s týmito údajmi urobí. Tieto rozhodnutia výrazne ovplyvňujú konečné usporiadanie pracovného hárka.
Plánovanie pred písaním šetrí čas neskôr, ak je potrebné tabuľku reorganizovať, aby bola efektívnejšia.
Tu je niekoľko bodov, ktoré je potrebné zvážiť pri plánovaní excelových zošitov:
- Aký je účel tabuľky?
- Koľko údajov bude tabuľka obsahovať?
- Sú grafy potrebné?
- Vytlačí sa tabuľka?
Zrátané podčiarknutie
Umiestnenie údajov určuje účel tabuľky, pretože najdôležitejšie informácie musia byť viditeľné a ľahko dostupné. Ak vaše údaje vyžadujú výpočty, výpočty určia, ktoré vzorce a funkcie sú potrebné a kde sa majú vzorce zadať.
Koľko údajov tabuľka pojme?
Množstvo údajov, ktoré bude tabuľka spočiatku obsahovať, a množstvo, ktoré sa do nej neskôr pridá, určuje počet pracovných hárkov, ktoré budete pre zošit potrebovať.
Tu je niekoľko tipov:
- Nešírte svoje údaje príliš ďaleko. Keď sú údaje obsiahnuté v niekoľkých pracovných hárkoch, môže byť ťažké nájsť konkrétne informácie. Výkon Excelu ovplyvňujú aj výpočty, ktoré zahŕňajú viacero hárkov alebo zošitov.
- V prípade veľkých pracovných hárkov zobrazujte významné súčty stĺpcov nad hlavičkami stĺpcov, nie v spodnej časti pracovného hárka, aby ste rýchlo našli súhrnné informácie.
Sú potrebné grafy?
Ak budú všetky údaje alebo ich časť použité v grafe alebo grafoch, môže to ovplyvniť rozloženie informácií.
Pri používaní grafov sa riaďte týmito osvedčenými postupmi:
- V závislosti od typu grafu môže byť potrebné rôzne zoskupiť údaje. Vytvorte napríklad súhrnnú oblasť pre koláčové grafy.
- V prípade veľkých tabuliek presuňte grafy na samostatné strany, aby pracovné hárky neboli preplnené údajmi a obrázkami.
Vytlačí sa tabuľka?
To, ako usporiadate údaje, závisí od spôsobu tlače údajov. Budú vytlačené všetky údaje alebo len niektoré údaje? Budú údaje vytlačené na výšku alebo na šírku?
Pri tlači pracovných listov majte na pamäti tieto tipy:
- Ak je pracovný hárok vytlačený pomocou zobrazenia na výšku na papier veľkosti letter (8,5" x 11"), umiestnite väčšinu údajov do riadkov pod niekoľko stĺpcov. Týmto spôsobom sú nadpisy viditeľné na jednom hárku.
- Ak je pracovný hárok vytlačený na viacerých hárkoch, vytlačte hlavičky stĺpcov v hornej časti každej strany. Záhlavia stĺpcov poskytujú prehľad údajov a vďaka nim sú údaje dostupnejšie a ľahšie čitateľné.
- Ak sa tlačí niekoľko stĺpcov údajov, použite rozloženie na šírku, aby boli všetky nadpisy na jednej strane. Opäť, ak potrebujete viacero hárkov, vytlačte hlavičky stĺpcov v hornej časti každej strany.
- Ak pracovný hárok obsahuje grafy, pred tlačou zošita ich presuňte na samostatný hárok.
Pri zadávaní súvisiacich údajov nenechávajte prázdne riadky ani stĺpce
Prázdne riadky alebo stĺpce v tabuľkách údajov alebo súvisiace rozsahy údajov sťažujú správne používanie niekoľkých funkcií Excelu, ako sú grafy, kontingenčné tabuľky a špecifické funkcie.
Aj prázdne bunky v riadku alebo stĺpci s údajmi môžu spôsobiť problémy, ako je znázornené na obrázku nižšie.
Neprítomnosť prázdnych miest pomáha Excelu zisťovať a vyberať súvisiace údaje pri používaní rôznych funkcií, ako je triedenie, filtrovanie alebo automatický súčet.
Ak chcete údaje rozdeliť, aby sa dali ľahšie čítať, použite orámovanie alebo naformátujte nadpisy a štítky. Na oddelenie a zvýraznenie údajov použite vizuálne prvky, ako je tučný text, čiary a farba buniek.
Pri práci s údajmi v riadkoch a stĺpcoch sa riaďte týmito tipmi:
- Umiestnite popisný nadpis na začiatok prvého stĺpca tabuľky s údajmi pod ním.
- Ak existuje viac ako jeden rad údajov, uveďte ich jeden po druhom v stĺpcoch (zľava doprava) s názvom každého radu údajov navrchu.
Zrátané podčiarknutie
Zatiaľ čo je dôležité uchovávať súvisiace údaje pohromade, je tiež užitočné oddeliť nesúvisiace rozsahy údajov. Ponechajte prázdne stĺpce alebo riadky medzi rôznymi rozsahmi údajov alebo inými údajmi v hárku, aby Excel vybral správne súvisiace rozsahy alebo tabuľky údajov.
Ukladajte často
Dôležitosť častého ukladania práce nemožno preceňovať ani uvádzať príliš často. Ak používate webovú tabuľku, ako sú Tabuľky Google alebo Excel Online, ukladanie nie je problém. Tieto programy nemajú možnosť uloženia. Namiesto toho sa tabuľky automaticky ukladajú do vášho cloudového účtu pomocou funkcie Automatické ukladanie.
V prípade tabuľkových programov pre stolné počítače uložte prácu po dvoch alebo troch zmenách. Uložte napríklad po pridaní údajov, formátovaní nadpisov stĺpcov alebo zadaní vzorca. Uložte si prácu aspoň každé dve alebo tri minúty.
Aj keď sa stabilita počítačov a počítačového softvéru postupom času výrazne zlepšila, softvér stále padá, dochádza k výpadkom napájania a iní ľudia niekedy zakopnú o váš napájací kábel a vytiahnu ho zo zásuvky. A keď dôjde k nehode, strata údajov zvýši vaše pracovné zaťaženie, pretože rekonštruujete to, čo ste už urobili.
Excel má funkciu automatického ukladania, ktorá zvyčajne funguje veľmi dobre, ale nemali by ste sa na ňu úplne spoliehať. Zvyknite si zabezpečiť svoje dáta častým ukladaním.
Skratka na ukladanie
Na uloženie svojej práce nemusíte prechádzať myšou na pás s nástrojmi a klikať na ikony. Namiesto toho si zvyknite ukladať pomocou kombinácie klávesových skratiek. Keď chcete pracovný hárok uložiť, stlačte Ctrl+ S.
Ušetrite na dvoch miestach
Je tiež dôležité ukladať dáta na dvoch rôznych miestach. Druhé miesto je záloha. Najlepšia záloha je tá, ktorá je na inom fyzickom mieste ako originál.
Pri ukladaní záložnej kópie zošitov zvážte uloženie súborov do cloudového účtu. Keď sú zošity uložené vo vašom počítači a v cloude, budete mať nielen záložnú kópiu v cloude, ale cloud je navrhnutý s redundantnými zálohami, čo znamená, že vaše údaje sú uložené na viacerých serveroch.
Cloudové zálohy
Znova, zálohovanie nemusí byť časovo náročná úloha.
Ak nie je problém so zabezpečením, napríklad ak je pracovný hárok zoznamom vašich DVD, pravdepodobne postačí poslať si kópiu e-mailom. Ak je problémom zabezpečenie, cloudové úložisko je možnosťou.
V prípade online tabuliek si vlastníci programu zálohujú svoje servery, a to vrátane všetkých používateľských údajov. Pre istotu si však stiahnite kópiu súboru do počítača.
Nepoužívajte čísla ako nadpisy stĺpcov a nezahŕňajte jednotky do údajov
Na identifikáciu údajov používajte nadpisy v hornej časti stĺpcov a na začiatku riadkov. Záhlavia zjednodušujú operácie, ako je napríklad triedenie. Ale ako nadpisy nepoužívajte čísla ako 2012, 2013 atď.
Ako je znázornené na obrázku vyššie, nadpisy stĺpcov a riadkov, ktoré sú číslami, môžu byť neúmyselne zahrnuté do výpočtov. Ak vaše vzorce obsahujú funkcie, ktoré automaticky vyberajú rozsah údajov pre argument funkcie, ako napríklad Automatický súčet, čísla v hlavičkách stĺpcov spôsobia problém.
Tieto funkcie, ktoré zahŕňajú aj AutoMax a AutoAverage, zvyčajne najprv vyhľadajú stĺpce s číslami a potom vľavo riadok čísel. Všetky nadpisy, ktoré sú číslami, budú zahrnuté do vybratého rozsahu.
Čísla, ktoré sa používajú ako nadpisy riadkov, sa môžu pomýliť ako s inými radmi údajov, ak sa vyberú ako súčasť rozsahu pre graf a nie ako označenia osí.
Formátujte čísla v bunkách s nadpismi ako text alebo vytvorte textové štítky tak, že pred každé číslo uvediete apostrof ('), ako napríklad „2012 a „2013“. Apostrof sa v bunke nezobrazuje, ale mení číslo na textové údaje.
Ponechať jednotky v nadpisoch
Do každej bunky s číselnými údajmi nezadávajte menu, teplotu, vzdialenosť ani iné jednotky. Ak tak urobíte, je možné, že Excel alebo Tabuľky Google zobrazia všetky vaše údaje ako text.
Namiesto toho umiestnite jednotky do nadpisov v hornej časti stĺpca, aby ste zabezpečili, že tieto nadpisy budú v textovom formáte a nespôsobia problém.
Text vľavo, čísla vpravo
Rýchly spôsob, ako zistiť, či máte textové alebo číselné údaje, je skontrolovať zarovnanie údajov v bunke. V predvolenom nastavení sú textové údaje v Exceli a Tabuľkách Google zarovnané doľava a číselné údaje sú v bunke zarovnané doprava.
Hoci toto predvolené zarovnanie možno zmeniť, formátovanie by sa malo použiť po zadaní všetkých údajov a vzorcov. Predvolené zarovnanie vám dáva predstavu, či sú údaje v pracovnom hárku správne naformátované.
Symboly percent a meny
Najlepším postupom na zadávanie údajov do pracovného hárka je zadať obyčajné číslo a potom naformátovať bunku, aby sa číslo zobrazilo správne, napríklad ako percento alebo mena.
Excel a Tabuľky Google rozpoznávajú symboly percent, ktoré sú zadané do bunky spolu s číslom. Tieto aplikácie akceptujú aj bežné symboly meny, ako je znak dolára ($) alebo symbol britskej libry (£), ak ich zadáte do bunky spolu s číselnými údajmi, ale iné symboly mien, ako napríklad juhoafrický rand (R), sa interpretuje ako text.
Ak sa chcete vyhnúť potenciálnym problémom, zadajte sumu a potom naformátujte bunku na menu namiesto zadávania symbolu meny.
Používajte vo vzorcoch odkazy na bunky a pomenované rozsahy
Odkazy na bunky aj pomenované rozsahy môžu byť a mali by sa používať vo vzorcoch, aby vzorce a celý pracovný hárok boli bez chýb a boli aktuálne.
Odkazy na bunky sú kombináciou písmena stĺpca a čísla riadku bunky, napríklad A1, B23 a W987. Odkazy na bunky identifikujú umiestnenie údajov v pracovnom hárku.
Pomenovaný rozsah alebo definovaný názov je podobný odkazu na bunku v tom, že sa používa na identifikáciu bunky alebo rozsahu buniek v pracovnom hárku.
Odkazovanie na údaje vo vzorcoch
Vzorce sa v Exceli používajú na vykonávanie výpočtov, ako je sčítanie alebo odčítanie.
Ak sú skutočné čísla vo vzorcoch ako:
=5 + 3
Vždy, keď sa údaje zmenia, musíte vzorec upraviť. Ak sú teda nové čísla 7 a 6, vzorec bude:
=7 + 6
Ak zadávate údaje do buniek v pracovnom hárku, použite vo vzorci namiesto čísel odkazy na bunky alebo rozsahy.
Ak zadáte číslo 5 do bunky A1 a 3 do bunky A2, vzorec bude:
=A1 + A2
Ak chcete aktualizovať údaje, zmeníte obsah buniek A1 a A2, ale vzorec ponecháte tak, ako je. Excel automaticky aktualizuje výsledky vzorca.
Táto metóda je užitočná, keď pracovný hárok obsahuje zložité vzorce a keď viaceré vzorce odkazujú na rovnaké údaje. Potom zmeníte údaje iba na jednom mieste, čím sa aktualizujú vzorce, ktoré na ne odkazujú.
Odkazy na bunky a pomenované rozsahy tiež zvyšujú bezpečnosť pracovných hárkov tým, že chránia vzorce pred náhodnými zmenami, zatiaľ čo dátové bunky, ktoré sa menia, sú prístupné.
Zrátané podčiarknutie
Ďalšou funkciou Excelu a Tabuliek Google je, že odkazy na bunky alebo názvy rozsahov je možné zadávať do vzorcov pomocou ukazovania, čo zahŕňa kliknutie na bunku a zadanie odkazu do vzorca. Ukazovanie znižuje možnosť chýb spôsobených zadaním nesprávneho odkazu na bunku alebo preklepom názvu rozsahu.
Na výber údajov použite pomenované rozsahy
Pomenovanie oblasti súvisiacich údajov uľahčuje výber údajov, ktoré sa budú triediť alebo filtrovať.
Ak sa zmení veľkosť dátovej oblasti, upravte pomenovaný rozsah pomocou Správcu názvov.
Nenechávajte odomknuté bunky obsahujúce vzorce
Po tom, čo veľa ľudí strávilo toľko času opravovaním svojich vzorcov a používaním správnych odkazov na bunky, mnohí ľudia robia tú chybu, že nechávajú tieto vzorce náchylné na náhodné alebo neúmyselné zmeny.
Ak používate odkazy na bunky alebo pomenované rozsahy, uzamknite bunky obsahujúce vaše vzorce. Ak je to potrebné, chráňte bunky heslom, aby boli v bezpečí.
Súčasne nechajte bunky obsahujúce údaje odomknuté, aby používatelia mohli zadávať zmeny a udržiavať tabuľku aktuálnu.
Ochrana pracovného hárka alebo zošita pozostáva z dvoch krokov:
- Uistite sa, že sú uzamknuté správne bunky.
- Chráňte pracovný hárok pridaním hesla.
Tried si údaje
Po zadaní údajov zoraďte. Práca s malým množstvom nezoradených údajov v Exceli alebo Tabuľkách Google zvyčajne nie je problém, ale ako sa tabuľka zväčšuje, je ťažké s ňou efektívne pracovať.
Zoradené údaje sú jednoduchšie na pochopenie a analýzu. Niektoré funkcie a nástroje, ako napríklad VLOOKUP a SUBTOTAL, vyžadujú na vrátenie presných výsledkov zoradené údaje.
Tiež zoraďte údaje rôznymi spôsobmi, aby ste zistili trendy, ktoré na prvý pohľad nie sú zrejmé.
Vyberte údaje na triedenie
Excel potrebuje poznať presný rozsah, ktorý potrebujete zoradiť, a identifikuje oblasti súvisiacich údajov, ak existujú:
- V oblasti súvisiacich údajov nie sú žiadne prázdne riadky ani stĺpce.
- Prázdne riadky a stĺpce medzi oblasťami súvisiacich údajov.
Excel tiež určí, či má dátová oblasť názvy polí a vylúči tento riadok zo zoradenia.
Povoliť Excelu vybrať rozsah na zoradenie však môže byť riskantné najmä pri veľkom množstve údajov, ktoré sa ťažko kontrolujú.
Na výber údajov použite mená
Aby ste sa uistili, že sú vybraté správne údaje, pred spustením triedenia zvýraznite rozsah. Ak plánujete opakovane triediť rovnaký rozsah údajov, najlepším spôsobom je pomenovať ho.
Keď triedite pomenovaný rozsah údajov, zadajte názov do poľa Názov alebo ho vyberte z priradeného rozbaľovacieho zoznamu. Excel automaticky zvýrazní správny rozsah údajov v hárku.
Triedenie skrytých riadkov a stĺpcov
Excel pri zoraďovaní nezahŕňa skryté riadky a stĺpce údajov, takže tieto riadky a stĺpce musia byť pred zoradením odkryté. Napríklad, ak je riadok 7 skrytý v rozsahu údajov, ktoré budú zoradené, zostane ako riadok 7 a nepresunie sa na správne miesto v zoradených údajoch.
To isté platí pre stĺpce údajov. Zoradenie podľa riadkov zahŕňa zmenu poradia stĺpcov údajov, ale ak je stĺpec B skrytý pred zoradením, zostane po zoradení ako stĺpec B.
Uložiť čísla ako čísla
Skontrolujte, či sú všetky čísla naformátované ako čísla. Ak výsledky nie sú také, aké ste očakávali, stĺpec môže obsahovať čísla uložené ako text a nie ako čísla. Napríklad záporné čísla importované z niektorých účtovných systémov alebo číslo zadané s úvodným apostrofom (') sa ukladajú ako text.
Keď sa údaje rýchlo triedia pomocou tlačidla A-Z alebo Z-A, môže sa niečo pokaziť. Ak je v údajoch prázdny riadok alebo prázdne stĺpce, niektoré údaje sa zoradia a niektoré nie. Najjednoduchší spôsob, ako sa uistiť, že ste pred triedením vybrali správny rozsah údajov, je pomenovať ich.
Ak je vybratá jedna bunka, Excel rozšíri výber na rozsah (podobne ako stlačenie Ctrl+ Shift+ 8 ) ohraničené jedným alebo viacerými prázdnymi stĺpcami a riadkami. Potom preskúma prvý riadok vo vybranom rozsahu, aby určil, či obsahuje informácie v hlavičke alebo nie.
Hlavičky stĺpcov musia spĺňať prísne pravidlá, aby ich Excel rozpoznal ako hlavičku. Ak sú napríklad v riadku hlavičky prázdne bunky, Excel si môže myslieť, že nejde o hlavičku. Podobne, ak je riadok hlavičky naformátovaný rovnako ako ostatné riadky v rozsahu údajov, Excel nemusí hlavičku rozpoznať. Okrem toho, ak údajová tabuľka pozostáva z textu a riadok hlavičky neobsahuje nič iné ako text, Excel nerozpozná riadok hlavičky; riadok hlavičky vyzerá ako iný riadok s údajmi v Exceli.
Excel zoradí až po výbere rozsahu a Excel určí, či existuje riadok hlavičky. Výsledky zoradenia závisia od toho, či Excel správne určil výber rozsahu aj riadok hlavičky. Ak si napríklad Excel nemyslí, že existuje riadok hlavičky, hlavička sa zoradí do tela údajov.
Aby ste sa uistili, že váš rozsah údajov je správne rozpoznaný, použite Ctrl+ Shift+ 8skratka na zobrazenie toho, čo Excel vyberie. Ak nezodpovedá vašim očakávaniam, pred použitím dialógového okna Sort upravte charakter údajov v tabuľke alebo vyberte rozsah údajov.
Na správne rozpoznanie nadpisov použite Ctrl+ Shift+ 8 skratku na výber rozsahu údajov a potom sa pozrite na prvý riadok. Ak hlavička obsahuje prázdne bunky medzi bunkami vybratými v prvom riadku, prvý riadok je naformátovaný rovnako ako druhý riadok alebo ste vybrali viac riadkov hlavičky, potom Excel predpokladá, že neexistuje žiadny riadok hlavičky. Ak to chcete opraviť, vykonajte zmeny v riadku hlavičky, aby ste sa uistili, že ich Excel rozpozná.
Ak vaša tabuľka s údajmi používa viacriadkové hlavičky, Excel môže mať problém ich rozpoznať. Problém sa znásobuje, keď očakávate, že Excel do tejto hlavičky zahrnie prázdne riadky; proste to nemoze robit automaticky. Pred vykonaním triedenia však môžete vybrať riadky, ktoré sa majú zoradiť. Inými slovami, buďte konkrétni v tom, čo chcete, aby Excel triedil; nenechajte Excel robiť predpoklady za vás.
Uložiť dátumy a časy ako text
Ak výsledky zoradenia podľa dátumu nedopadnú podľa očakávania, údaje v stĺpci obsahujúcom kľúč zoradenia môžu obsahovať dátumy alebo časy uložené ako textové údaje a nie ako čísla (dátumy a časy sú formátované číselné údaje).
Na obrázku vyššie skončil rekord pre A. Petersona na konci zoznamu, keď na základe dátumu výpožičky 5. novembra 2014 by mal byť nad rekordom pre A. Wilsona, ktorý tiež má dátum výpožičky 5. novembra. Dôvodom neočakávaných výsledkov je, že dátum výpožičky pre A. Petersona bol uložený ako text, a nie ako číslo.
Zmiešané údaje a rýchle zoradenia
Pri použití metódy rýchleho triedenia so záznamami obsahujúcimi textové a číselné údaje Excel triedi číslo a textové údaje oddelene, pričom záznamy s textovými údajmi umiestni na koniec zoradeného zoznamu.
Excel môže do výsledkov zoradenia zahrnúť aj hlavičky stĺpcov a interpretovať ich ako ďalší riadok textových údajov, a nie ako názvy polí tabuľky údajov.
Upozornenia na triedenie
Pri použití dialógového okna Zoradiť, dokonca aj pri zoraďovaní podľa jedného stĺpca, môže Excel zobraziť varovanie, že narazil na údaje uložené ako text, a poskytne tieto možnosti:
- Všetko, čo vyzerá ako číslo, zoraďte ako číslo.
- Zoraďte čísla a čísla uložené ako text oddelene.
Prvá možnosť umiestni textové údaje na správne miesto výsledkov triedenia. Druhá možnosť umiestňuje záznamy obsahujúce textové údaje na koniec výsledkov triedenia rovnako ako pri rýchlom triedení.
