Microsoft Teams ponúka množstvo nástrojov na zvýšenie produktivity a zlepšenie komunikácie medzi zamestnancami pomocou textového chatu, hlasových hovorov a videohovorov, funkcií zdieľania súborov, online záznamov zmien a zdieľaných kalendárov.
Funkcia zdieľaného kalendára Microsoft Teams umožňuje členom skupiny vytvárať stretnutia priamo v aplikácii Teams, špecifikovať podrobnosti a pridávať ďalších členov, aby boli na udalosť nielen upozornení, ale aby bola pridaná do svojich synchronizovaných Microsoft Teams aj kalendár.
Tento článok sa okrem webovej verzie vzťahuje aj na aplikácie Microsoft Teams v zariadeniach so systémom Windows 10, iOS a Android.
Ako fungujú kalendáre Microsoft Teams
Microsoft Teams je nástroj na spoluprácu určený pre organizácie alebo skupiny, a preto je štruktúrovaný s ohľadom na skupinu alebo tím. Možno sa budete môcť prihlásiť do skupiny Microsoft Teams pomocou svojho bežného e-mailu, ale častejšie je vám priradený firemný e-mail, ktorý používate na prístup k Teams a ďalším súvisiacim aplikáciám a službám Microsoft 365.
Aplikácia Microsoft Teams má jeden hlavný kalendár, ktorý je priradený celej vašej skupine alebo organizácii. Členovia skupiny môžu do tohto kalendára pridávať stretnutia alebo udalosti, ktoré sa automaticky zobrazia v kalendári ostatným členom. Jednotlivcov je možné pridať aj do udalostí v kalendári alebo na stretnutia, ak sa od nich vyžaduje účasť.
Technicky sa vstavaný (alebo predvolený) kalendár nazýva skupinový kalendár, zatiaľ čo externé kalendáre, ktoré sú zdieľané v rámci Microsoft Teams, sú zdieľané kalendáre. Tieto výrazy sa však často zamieňajú a rozdiel medzi nimi sa stiera.
Je to dobrý nápad odkazovať na kalendáre v Microsoft Teams jedinečnými názvami a nie používať zdieľané alebo skupinové výrazy, aby ste sa vyhli nejasnostiam.
Kalendáre je možné zdieľať aj v rámci Microsoft Teams z Outlooku alebo iných plánovacích služieb, ako je napríklad Kalendár Google.
Ako vytvoriť udalosť zdieľaného kalendára Microsoft Teams
Tu je postup na vytvorenie udalosti, ktorá sa v Microsoft Teams označuje ako schôdza, ktorú možno zdieľať s ostatnými členmi skupiny a automaticky ju pridať do kalendára skupiny.
Tento príklad používa aplikáciu Microsoft Teams pre Windows 10, ale tieto pokyny a použité ponuky sú vo všetkých ostatných verziách rovnaké.
-
Otvorte aplikáciu Microsoft Teams.
-
Vybrať Kalendár.
Image -
Kliknite na Nové stretnutie.
Image -
Z rozbaľovacej ponuky v hornej časti obrazovky vyberte príslušné časové pásmo.
Image Nemusíte sa starať o to, v akom časovom pásme sa nachádzajú členovia vášho tímu, pretože čas vášho stretnutia sa im automaticky prispôsobí.
-
Do poľa Pridať názov zadajte názov stretnutia.
Image -
Do poľa Pridať požadovaných účastníkov zadajte mená ľudí, ktorých chcete upozorniť na udalosť. Keď začnete písať, mali by sa vám automaticky zobraziť mená, ktoré si môžete vybrať.
Image Ak chcete zdieľať túto udalosť kalendára s ľuďmi, ktorí nie sú vo vašej skupine Microsoft Teams alebo možno ani nepoužívajú Microsoft Teams, môžete tak urobiť zadaním ich celej e-mailovej adresy namiesto ich mena.
Kliknutím na Voliteľné pridáte členov skupiny, o ktorých chcete vedieť o stretnutí, ale nemusíte sa ho zúčastniť.
Po vytvorení stretnutia sa všetkým pozvaným stranám pošle pozvánka na ich priradenú e-mailovú adresu.
-
Ďalej zadajte čas začiatku a konca stretnutia.
Image -
Kliknutím na Neopakuje sa otvoríte ponuku a spravíte zo stretnutia pravidelnú udalosť, ak sa má opakovať. Môžete napríklad chcieť mať rovnaké stretnutie každý pracovný deň, týždeň alebo raz za mesiac.
Image -
Kliknite na Pridať kanál, ak je vaše stretnutie špecifické pre určitú kategóriu v rámci nastavenia Microsoft Teams vašej spoločnosti. Môžete ho napríklad umiestniť do kanála manažérov, aby len tí členovia tímu, ktorí tento kanál používajú, vedeli, že sa koná stretnutie.
Image Mnohé z týchto polí môžete nechať prázdne, ak chcete.
-
Ďalej je pole Pridať miesto. Napriek svojmu názvu to v skutočnosti nie je na určenie fyzického umiestnenia. Namiesto toho slúži na výber pripojeného systému miestnosti alebo konferenčného telefónneho zariadenia s podporou Microsoft Teams.
Ak vaša spoločnosť takéto zariadenia nepoužíva, nemusíte si robiť starosti s vyplnením tohto poľa.
Image -
Do veľkého poľa v dolnej časti obrazovky zadajte podrobnosti poľa stretnutia, zadajte popis stretnutia, program stretnutia alebo správu pre účastníkov.
Image -
Nakoniec kliknite na Odoslať. Udalosť sa tak pridá do kalendára Microsoft Teams a pozve sa tých, ktorých ste pridali. Keď potvrdia svoju účasť, udalosť sa automaticky pridá aj do ich kalendárov.
Image Ak ste do udalosti nikoho nepridali, namiesto toho sa vám zobrazí tlačidlo Uložiť. Toto jednoducho uloží udalosť do vášho osobného kalendára Microsoft Teams.
Čo robí nástroj Microsoft Teams Scheduling Assistant?
Možnosť Asistenta plánovania, ktorá sa zobrazuje pri vytváraní schôdze v Microsoft Teams na počítači, predstavuje alternatívny spôsob vytvorenia alebo úpravy udalosti. Používa vizuálnejšie používateľské rozhranie, ktoré zobrazuje možnosti na ľavej strane obrazovky a umožňuje vám vybrať časové obdobie pomocou myši, ktorá automaticky vykoná zmeny v pláne.
Skutočnou výhodou Asistenta plánovania je to, že zobrazuje všetky plány členov skupiny. Vďaka tomu je ľahké zistiť, v ktoré časy a dni sú všetci k dispozícii, a odbúrava to starosti s otázkou, kedy sa musia členov skupiny pýtať, ktorý čas im najviac vyhovuje.
Plány sa v Asistentovi plánovania zobrazia iba vtedy, ak ich do Microsoft Teams zadal správca alebo iní používatelia. Ak vaša organizácia nepoužíva Microsoft Teams na správu plánov, táto funkcia nebude užitočná.
Microsoft Teams’ Scheduling Assistant je úplne voliteľný nástroj, hoci niektorí ho môžu uprednostňovať pred predvolenou možnosťou vytvárania schôdze.
Ako prijať pozvánku do kalendára Microsoft Teams
Po pridaní na schôdzu v kalendári Microsoft Teams by ste takmer okamžite mali dostať pozvánku e-mailom.
Keď dostanete tento e-mail, kliknutím na odkaz Pripojiť sa k schôdzi Microsoft Teams prijmite pozvánku. Otvorí sa aplikácia Microsoft Teams a pridá vás do udalosti. Ak nemáte nainštalovaný Microsoft Teams, zobrazí sa výzva na jeho inštaláciu.
Ak ste nedostali pozvánku, overte si u tvorcu udalosti, že použil správnu e-mailovú adresu. Môžete tiež skontrolovať priečinok so spamom alebo nevyžiadanou poštou.
Niektoré e-mailové služby vás môžu vyzvať na pridanie týchto udalostí Microsoft Teams do ich vlastného kalendárového systému. Môžete to urobiť, ak chcete, ale stále budete musieť kliknúť na textový odkaz v e-maile, aby ste prijali pozvánku.
Ako používať vytváranie a zdieľanie udalostí v tímoch Outlook
Microsoft Teams vyžaduje na používanie konto Microsoft. Vaša spoločnosť alebo organizácia vám zvyčajne poskytne nové konto Microsoft, ktoré možno použiť na prístup k Microsoft Teams a rôznym ďalším službám Microsoft Office.
E-mail priradený k tomuto kontu Microsoft možno použiť na prihlásenie do Outlooku, a keďže sa tento účet používa aj na prístup do Teams, schôdze v kalendári možno vytvárať v Outlooku a automaticky ich synchronizovať s Microsoft Teams.
Aby to fungovalo, musíte pre Outlook a Microsoft Teams používať rovnaké konto Microsoft. Svoj osobný e-mailový účet Outlook napríklad nemôžete použiť na vytvorenie udalosti pre pracovný kalendár Microsoft Teams.
To sa dá urobiť pomocou aplikácií Outlook aj prostredníctvom webového prostredia a celý proces je takmer identický s tým, ako by ste usporiadali stretnutie v rámci Microsoft Teams, ako je uvedené vyššie.
Ak chcete získať prístup ku kalendáru v programe Outlook, jednoducho kliknite na ikonu Kalendár v spodnej časti ľavého menu. Po otvorení kalendára kliknutím na deň začnite proces vytvárania udalosti.
Ak chcete, aby sa udalosť vytvorená v Outlooku registrovala v rámci Teams, musíte aktivovať prepínač vedľa položky Stretnutie tímu, , ktoré nájdete vedľa Vyhľadajte miestnosť alebo miestotext. Ak tak neurobíte, funkcia zdieľaného kalendára Microsoft Teams sa neaktivuje a udalosť bude jednoducho základnou udalosťou v pláne kalendára Outlooku.
Ako zdieľať ďalší kalendár v Microsoft Teams
Zatiaľ čo Microsoft Teams obsahuje vlastnú vstavanú funkciu kalendára, je tiež možné importovať ďalšie kalendáre z Outlooku, Google alebo akejkoľvek inej plánovacej služby, ktorá poskytuje zdieľanú webovú adresu pre svoje kalendáre.
Môže to byť užitočné, ak váš tím používa inú aplikáciu alebo službu na správu udalostí mimo ekosystému Microsoft Office.
Tento príklad používa Kalendár Google, ale postup je rovnaký pre ostatné takéto služby.
- Otvorte Kalendár Google vo webovom prehliadači ako zvyčajne.
-
Umiestnite kurzor myši na názov kalendára tak, aby sa napravo od jeho názvu zobrazili tri bodky. Kliknutím na tri bodky otvorte ponuku.
Image -
Kliknite na Nastavenia.
Image -
Kliknite na webovú adresu pod Verejná adresa URL tohto kalendára a stlačte Ctrl + Vna skopírovanie do schránky.
Image -
Otvorte Microsoft Teams a prejdite do skupiny alebo četu, do ktorého chcete pridať kalendár.
Image -
Kliknite na symbol + v hornej časti obrazovky.
Image -
Kliknite na Webová lokalita.
Image -
Prilepte adresu svojho kalendára do poľa URL.
Image Môžete tiež pridať vlastný názov tak, že napíšete do poľa Názov karty a vyberiete, či chcete upozorniť skupinu na pridanie kalendára začiarknutím políčka vedľa položky Uverejniť na kanáli o tejto karte.
-
Kliknite na Uložiť.
Image Váš kalendár bude teraz zdieľaný v rámci Microsoft Teams a bude si ho môcť zobraziť každý na tejto novej vlastnej karte.
Ako upraviť stretnutie Microsoft Teams
Ak chcete upraviť schôdzu Microsoft Teams, ktorú ste vytvorili alebo ku ktorej máte prístup, stačí na ňu kliknúť v kalendári v aplikácii Microsoft Teams a vykonať zmeny v príslušných poliach.
Môžete pridať alebo odstrániť účastníkov, zmeniť čas alebo miesto a tiež upraviť názov a popis udalosti. Po dokončení zmien nezabudnite kliknúť na Odoslať aktualizáciu.
Ak sa vám alebo členom vášho tímu zmeny nezobrazujú, skúste aplikáciu úplne zavrieť a potom ju znova otvoriť.
Udalosti Teams môžete upraviť aj v Outlooku otvorením udalosti v kalendári a následným kliknutím na Upraviť.
