Mnoho e-mailových klientov, vrátane Microsoft Outlook a Apple Mail, vám umožňuje vyžiadať a odoslať potvrdenia o prečítaní. Ak ste odosielateľ, ktorý chce vedieť, či bol jeho e-mail prijatý a prečítaný, požiadajte o potvrdenie o prečítaní. Ak dostanete e-mail so žiadosťou o prečítanie, máte možnosť poslať späť potvrdenie o prečítaní. Tu je niekoľko ďalších informácií o potvrdeniach o prečítaní, ich účele a možnostiach.
Odosielanie žiadostí o potvrdenie o prečítaní s vaším e-mailom
Aj keď sa presný proces mierne líši v závislosti od vášho e-mailového klienta, zvyčajne je jednoduché pripojiť k e-mailu žiadosť o prečítaní ešte pred odoslaním správy. Odoslanie žiadosti o potvrdenie o prečítaní však nezaručuje, že dostanete potvrdenie o prečítaní späť.
Váš príjemca e-mailu nemusí posielať potvrdenie o prečítaní, ak si to neželá. Nie každý chce, aby odosielateľ vedel, či si otvoril a prečítal svoj e-mail. Príjemcovia možno nie sú pripravení zaoberať sa akýmikoľvek požiadavkami alebo potrebnými akciami alebo môžu radšej neodpovedať z dôvodu ochrany osobných údajov.
Nie všetci e-mailoví klienti podporujú potvrdenia o prečítaní a používatelia môžu túto funkciu deaktivovať na svojej strane, takže váš príjemca ani nemusí vedieť, že požadujete potvrdenie o prečítaní.
Potvrdenia o prečítaní zvyčajne najlepšie fungujú v prostredí firmy alebo organizácie, kde každý používa rovnakú e-mailovú službu a má spoločné ciele v oblasti produktivity.
Považuje sa za zlú e-mailovú etiketu požadovať potvrdenie o prečítaní každého e-mailu, keď neexistuje žiadny obchodný dôvod alebo sa neprenášajú žiadne dôležité informácie. Najlepšie výsledky dosiahnete, ak budete potvrdenia o prečítaní používať iba v dôležitých e-mailoch alebo vtedy, keď si to vyžadujú obchodné dôvody.
Zrátané podčiarknutie
Ak zistíte, že vaši príjemcovia odmietajú posielať späť potvrdenia o prečítaní, skúste požiadať o potvrdenie v e-mailovej správe. Napríklad do svojho e-mailu pridajte riadok, ktorý hovorí niečo ako: „Náš termín je krátky. Potvrďte prijatie tohto e-mailu“alebo „Pošlite stručnú odpoveď, aby som vedel, že túto informáciu dostali všetci.“Je rovnako pravdepodobné, že dostanete potvrdenie, ako pri použití potvrdení o prečítaní.
Mali by ste poslať späť potvrdenie o prečítaní?
Ak ste na prijímacej strane žiadosti o prečítanie a potvrdenie, je len na vás, či ju chcete alebo nechcete odoslať. V obchodnom prostredí je pravdepodobne dôležité poslať späť potvrdenie o prečítaní, ak je to požadované, najmä ak sa e-mail týka projektov a krátkych termínov.
V iných nastaveniach sa snažte podľa svojho najlepšieho úsudku podniknúť najobratnejšie kroky. Ak sa ocitnete zaplavení žiadosťami o prečítanie potvrdenia o nedôležitých e-mailoch, zvážte vypnutie tejto funkcie.
