Čo by ste mali vedieť
- Môžete si ho vytvoriť v centre spravovania MS 365 pod Skupiny > Zdieľané poštové schránky. Vyberte Pridať poštovú schránku a postupujte podľa krokov odtiaľ.
- Každý priradený k zdieľanej poštovej schránke Microsoft Office 365 má prístup ku všetkému, čo je v nej: prichádzajúce e-maily, odpovede, preposielanie atď.
- Používatelia Office 365 potrebujú na prístup k zdieľanej pošte predplatné Microsoft Exchange Online.
Tento článok vysvetľuje, ako pridať používateľov do zdieľanej poštovej schránky Outlooku a ako používať zdieľané poštové schránky v Outlooku, na webe a z mobilnej aplikácie. Tieto pokyny platia pre Office 365 pre Windows a macOS; Výhľad na rok 2019, 2016, 2013 a 2010; Outlook pre iOS a Android; a Outlook na webe.
Ako vytvoriť zdieľanú poštovú schránku v Office 365
Môžete vytvoriť toľko zdieľaných poštových schránok, koľko potrebujete, ale každý používateľ, ktorého k poštovej schránke priradíte, musí mať predplatné na Microsoft 365. Ak chcete nastaviť zdieľanú poštovú schránku:
-
Prihláste sa do centra spravovania Microsoft 365 pomocou svojho globálneho účtu správcu Microsoft 365 alebo poverení účtu správcu Exchange.
Centrum spravovania Microsoft 365 bolo predtým známe ako centrum spravovania Office 365.
-
Vyberte Skupiny > Zdieľané poštové schránky na navigačnej table.
Image - Vyberte Pridajte poštovú schránku na stránke Zdieľané poštové schránky.
-
Na stránke Pridať poštovú schránku zadajte názov zdieľanej poštovej schránky do poľa Name.
Image -
V poli Email sa automaticky vytvorí alias poštovej schránky, ale ak chcete, môžete ho zmeniť. Keď pomenujete zdieľanú poštovú schránku, vyberte Pridať.
Image - Vyberte Pridať členov do tejto poštovej schránky pod Ďalšie kroky.
- Vyberte Pridať členov na stránke Pridať členov zdieľanej schránky.
-
V časti Členovia začiarknite políčko vedľa každej osoby, ktorá bude mať prístup k zdieľanej poštovej schránke. Keď skončíte, vyberte Uložiť a potom Zavrieť.
Ak v zozname nevidíte meno osoby, vyberte Hľadať a zadajte meno osoby.
Ako uložiť odoslaný e-mail do zdieľanej poštovej schránky
Keď používateľ odošle e-mailovú správu zo zdieľanej poštovej schránky, kópia tejto správy sa uloží do jeho priečinka Odoslané položky, nie do zdieľanej poštovej schránky. Ak chcete tieto e-maily uložiť do zdieľanej poštovej schránky, musíte upraviť nastavenia zdieľanej poštovej schránky.
Ak chcete uložiť odoslané e-mailové správy do zdieľanej poštovej schránky, vykonajte tieto kroky:
- Prihláste sa do centra spravovania Microsoft 365 a na navigačnej table vyberte Skupiny > Zdieľané poštové schránky.
- Vyberte svoju zdieľanú poštovú schránku.
-
Vyberte Upraviť vedľa Odoslané položky.
Image - Nastaviť Kopírovať položky odoslané ako túto schránku a Kopírovať položky odoslané v mene tejto schránky do Zap. , potom vyberte Uložiť.
Ako používať zdieľanú poštovú schránku v Outlooku 2016, Outlooku 2013 a Outlooku 2010
Keď nastavíte zdieľanú poštovú schránku, ostatní používatelia nemusia urobiť nič na zobrazenie zdieľanej poštovej schránky v počítačovej verzii Outlooku. Zdieľaná poštová schránka sa automaticky zobrazí na bočnom paneli programu Outlook.
Ak chcete odoslať e-mail zo zdieľanej poštovej schránky, vykonajte tieto kroky:
- Vyberte kartu Domov v hornej časti Outlooku.
-
Vyberte Nový e-mail na vytvorenie novej správy.
Image - V novej e-mailovej správe vyberte Od a potom vyberte zdieľanú poštovú schránku.
- Napíšte správu a vyberte Odoslať.
Ako získať prístup k zdieľanej poštovej schránke v Outlooku na webe
Ak chcete pracovať so zdieľanou schránkou vo webovom prehliadači, musíte schránku pridať manuálne. Ak chcete pridať zdieľanú poštovú schránku do Outlooku na webe, vykonajte tieto kroky:
- Prihláste sa do svojho účtu Microsoft 365 a potom vyberte aplikáciu Outlook.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na Priečinky (alebo názov vašej poštovej schránky) na navigačnom paneli a potom vyberte Pridať zdieľaný priečinok.
-
Do dialógového okna Add shared folder zadajte e-mailovú adresu zdieľanej poštovej schránky a potom vyberte Add.
Ako pridať zdieľané poštové schránky do aplikácie Outlook Mobile
Ak chcete získať prístup k zdieľanej poštovej schránke zo svojho smartfónu alebo tabletu, postupujte takto:
- Spustite aplikáciu Outlook pre iOS alebo Android a prihláste sa do svojho účtu.
-
Klepnite na Pridať účet na ľavom paneli a potom klepnite na Pridať zdieľanú poštovú schránku.
Ak máte viacero účtov Outlook, vyberte ten, ktorý má prístup k zdieľanej poštovej schránke.
-
Zadajte e-mailovú adresu. Po dokončení procesu by ste mali vidieť svoju zdieľanú poštovú schránku pod svojimi účtami v aplikácii Outlook.
Ak chcete odstrániť zdieľanú poštovú schránku z aplikácie Outlook, prejdite na Nastavenia > Účty, potom klepnite na zdieľanú poštovú schránku a vyberte Odstrániť účet.
Čo je zdieľaná poštová schránka v Office 365?
Každá osoba priradená k zdieľanej poštovej schránke Office 365 má úplný prístup ku všetkým správam v nej. Používatelia s členmi môžu čítať prichádzajúce e-maily, odpovedať na správy, preposielať správy a vidieť, ako ostatní odpovedali.
Keď člen tímu odpovie na e-mailovú správu zo zdieľanej poštovej schránky, e-mail sa odošle zo zdieľanej adresy a nie z e-mailovej adresy jednotlivca, takže informácie o všetkých zostanú dôverné. Zdieľané poštové schránky však zvyčajne nemajú používateľské mená ani heslá, čo vytvára určité bezpečnostné problémy.
Prečo používať zdieľanú poštovú schránku?
Zdieľané poštové schránky sú ideálne pre oddelenia služieb zákazníkom alebo marketingové oddelenia, ktoré chcú, aby na prichádzajúce e-mailové správy odpovedal ďalší dostupný člen tímu. Zdieľané poštové schránky tiež obsahujú zdieľaný zoznam kontaktov a zdieľaný kalendár, takže členovia skupiny môžu vytvárať stretnutia na centrálnom mieste, ktoré uvidia všetci členovia.
