Čo by ste mali vedieť
- Zadajte údaje do buniek v stĺpcoch a riadkoch a vytvorte základnú databázu.
- Ak používate hlavičky, zadajte ich do prvej bunky v každom stĺpci.
- Nenechávajte žiadne riadky prázdne v databáze.
Tento článok vysvetľuje, ako vytvoriť databázu v Exceli pre Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel pre Mac, Excel pre Android a Excel Online.
Zadajte údaje
Základným formátom na ukladanie údajov do databázy Excel je tabuľka. Po vytvorení tabuľky použite dátové nástroje Excelu na vyhľadávanie, triedenie a filtrovanie záznamov v databáze, aby ste našli konkrétne informácie.
Ak chcete pokračovať v tomto návode, zadajte údaje tak, ako sú zobrazené na obrázku vyššie.
Rýchlo zadajte študentské preukazy
- Zapíšte prvé dve ID, ST348-245 a ST348-246, do buniek A5a A6, v tomto poradí.
- Zvýraznite dve ID a vyberte ich.
- Presuňte rukoväť výplne do bunky A13.
Zvyšné ID študenta sú správne zadané do buniek A6 až A13.
Zadajte údaje správne
Pri zadávaní údajov je dôležité zabezpečiť, aby boli zadané správne. Okrem riadku 2 medzi názvom tabuľky a nadpismi stĺpcov nenechávajte pri zadávaní údajov žiadne prázdne riadky. Tiež sa uistite, že ste nenechali žiadne prázdne bunky.
Chyby údajov spôsobené nesprávnym zadaním údajov sú zdrojom mnohých problémov súvisiacich so správou údajov. Ak sú údaje na začiatku zadané správne, je pravdepodobnejšie, že vám program vráti požadované výsledky.
Rádky sú záznamy
Každý riadok údajov v databáze je známy ako záznam. Pri zadávaní záznamov majte na pamäti tieto pokyny:
- V tabuľke nenechávajte žiadne prázdne riadky. To zahŕňa neponechanie prázdneho riadka medzi nadpismi stĺpcov a prvým riadkom údajov.
- Záznam musí obsahovať údaje iba o jednej konkrétnej položke.
- Záznam musí obsahovať aj všetky údaje o danej položke v databáze. Informácie o položke nemôžu byť vo viac ako jednom riadku.
Stĺpce sú polia
Zatiaľ čo riadky v databáze Excel sa označujú ako záznamy, stĺpce sú známe ako polia. Každý stĺpec potrebuje hlavičku na identifikáciu údajov, ktoré obsahuje. Tieto nadpisy sa nazývajú názvy polí.
- Názvy polí sa používajú na zabezpečenie toho, aby boli údaje pre každý záznam zadané v rovnakom poradí.
- Údaje v stĺpci musia byť zadané v rovnakom formáte. Ak začnete zadávať čísla ako číslice (napríklad 10 alebo 20), pokračujte. Nemeňte sa v priebehu a začnite zadávať čísla ako slová (napríklad desať alebo dvadsať). Buďte konzistentní.
- Tabuľka nesmie obsahovať žiadne prázdne stĺpce.
Vytvoriť tabuľku
Po zadaní údajov je možné ich previesť na tabuľku. Ak chcete previesť údaje do tabuľky:
- Zvýraznite bunky A3 až E13 v pracovnom hárku.
- Vyberte kartu Domov.
- Výberom Formátovať ako tabuľku otvorte rozbaľovaciu ponuku.
- Vyberte modrú možnosť Štýl tabuľky Stredný 9 na otvorenie dialógového okna Formátovať ako tabuľku.
- Keď je dialógové okno otvorené, bunky A3 až E13 na pracovnom hárku sú ohraničené bodkovanou čiarou.
- Ak bodkovaná čiara obklopuje správny rozsah buniek, vyberte OK v dialógovom okne Formátovať ako tabuľku.
- Ak bodkovaná čiara neohraničuje správny rozsah buniek, zvýraznite správny rozsah v pracovnom hárku a potom vyberte OK v dialógovom okne Formátovať ako tabuľku.
Vedľa názvu každého poľa sú pridané rozbaľovacie šípky a riadky tabuľky sú naformátované striedavo svetlomodrou a tmavomodrou.
Použite databázové nástroje
Po vytvorení databázy použite nástroje umiestnené pod rozbaľovacími šípkami vedľa názvu každého poľa na triedenie alebo filtrovanie údajov.
Sort Data
- Vyberte šípku rozbaľovacej ponuky vedľa poľa Priezvisko.
- Vyberte Zoradiť od A po Z na zoradenie databázy podľa abecedy.
- Po zoradení je Graham J. prvým záznamom v tabuľke a Wilson R je posledným.
Filtrovať údaje
- Vyberte šípku rozbaľovacej ponuky vedľa poľa Program.
- Začiarknutím políčka vedľa položky Vybrať všetko zrušte začiarknutie všetkých políčok.
- Začiarknutím políčka vedľa položky Business začiarknite políčko.
- Vybrať OK.
- Viditeľní sú len dvaja študenti, G. Thompson a F. Smith, pretože sú to jediní dvaja študenti zapísaní do obchodného programu.
- Ak chcete zobraziť všetky záznamy, vyberte šípku rozbaľovacej ponuky vedľa poľa Program a vyberte Vymazať filter z " Program."
Rozšíriť databázu
Pridanie ďalších záznamov do databázy:
- Umiestnite kurzor myši na malú bodku v pravom dolnom rohu tabuľky.
- Ukazovateľ myši sa zmení na dvojhlavú šípku.
- Stlačte a podržte pravé tlačidlo myši a potiahnite ukazovateľ nadol, čím pridáte prázdny riadok do spodnej časti databázy.
-
Do tohto nového riadka pridajte nasledujúce údaje:
Bunka A14: ST348-255
Bunka B14: Christopher
Bunka C14: A.
Bunka D14: 22
Bunka E14: Science
Dokončiť formátovanie databázy
- Zvýraznite bunky A1 až E1 v pracovnom hárku.
- Vybrať Domov.
- Vyberte Zlúčiť a vycentrovať na vycentrovanie nadpisu.
- Výberom Farba výplne otvoríte rozbaľovací zoznam farieb výplne.
- Ak chcete zmeniť farbu pozadia v bunkách A1 až E1 na tmavomodrú, vyberte zo zoznamu Modrá, zvýraznenie 1.
- Výberom Farba písma otvoríte rozbaľovací zoznam farieb písma.
- Vyberte White zo zoznamu a zmeňte farbu textu v bunkách A1 až E1 na bielu.
- Zvýraznite bunky A2 až E2 v pracovnom hárku.
- Výberom Farba výplne otvoríte rozbaľovací zoznam farieb výplne.
- Ak chcete zmeniť farbu pozadia v bunkách A2 až E2 na svetlomodrú, vyberte zo zoznamu Modrá, Akcent 1, Svetlejšia 80.
- Zvýraznite bunky A4 až E14 v pracovnom hárku.
- Vyberte Center na zarovnanie textu v bunkách A14 až E14.
Funkcie databázy
Syntax: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Kde funkcia D je jedna z nasledujúcich:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Typ: Databáza
Funkcie databázy sú praktické, keď sa Tabuľky Google používajú na udržiavanie štruktúrovaných údajov, napríklad databázy. Každá databázová funkcia, Dfunction, počíta zodpovedajúcu funkciu na podmnožine rozsahu buniek, ktoré sa považujú za databázovú tabuľku. Databázové funkcie majú tri argumenty:
- Database_arr je rozsah, vložené pole alebo pole generované výrazom poľa. Je štruktúrovaný tak, že každý riadok po riadku 1 je záznam databázy a každý stĺpec je pole databázy. Riadok 1 obsahuje štítky pre každé pole.
- Field_str|num označuje, ktorý stĺpec (pole) obsahuje hodnoty, ktoré sa majú spriemerovať. Môže to byť vyjadrené ako názov poľa (textový reťazec) alebo číslo stĺpca, pričom stĺpec úplne vľavo bude reprezentovaný ako 1.
- Criteria_arr je rozsah, vložené pole alebo pole generované výrazom poľa. Je štruktúrovaný tak, že prvý riadok obsahuje názvy polí, na ktoré sa použije kritérium (kritériá), a ďalšie riadky obsahujú podmienený test (testy).
Prvý riadok v Kritériách špecifikuje názvy polí. Každý druhý riadok v Kritériách predstavuje filter, množinu obmedzení pre príslušné polia. Obmedzenia sú opísané pomocou notácie Query-by-Example a zahŕňajú hodnotu, ktorá sa má zhodovať, alebo operátor porovnávania, za ktorým nasleduje porovnávacia hodnota. Príklady obmedzení sú: „Čokoláda“, „42“, „>=42“a „42“. Prázdna bunka neznamená žiadne obmedzenie pre príslušné pole.
Filter sa zhoduje s riadkom databázy, ak sú splnené všetky obmedzenia filtra (obmedzenia v riadku filtra). Riadok databázy (záznam) spĺňa kritériá, ak mu vyhovuje aspoň jeden filter. Názov poľa sa môže v rozsahu kritérií objaviť viackrát, aby sa umožnilo viacero obmedzení, ktoré platia súčasne (napríklad teplota >=65 a teplota <=82).
DGET je jediná funkcia databázy, ktorá nezhromažďuje hodnoty. DGET vráti hodnotu poľa špecifikovaného v druhom argumente (podobne ako VLOOKUP) len vtedy, keď presne jeden záznam zodpovedá kritériám; v opačnom prípade vráti chybu označujúcu žiadne zhody alebo viaceré zhody.
