Informácie nižšie platia pre macOS 10.14 (Mojave). Tu opísaná aplikácia tretej strany už nie je podporovaná.
Čo by ste mali vedieť
- Stiahnite si aplikáciu Pages Data Merge a pripravte si tabuľku s údajmi o e-mailoch. V Pages otvorte šablónu (napríklad obálku).
- Kliknite na Formátovať > Viac, zvýraznite každý zástupný text a potom kliknite na Formátovať > Advanced > Definovať ako zástupný text.
- Otvorte Pages Data Merge a potom priraďte zástupné značky, definujte formát a umiestnenie exportovaného súboru a spustite hromadnú korešpondenciu.
Tento článok vysvetľuje, ako vytvoriť hromadnú korešpondenciu v Pages. Pages nemá vstavanú funkciu hromadnej korešpondencie, takže metóda uvedená nižšie sa spolieha na aplikáciu tretej strany s názvom Pages Data Merge. Táto metóda bola testovaná iba na macOS 14 (Mojave) a aplikácia už nie je vo vývoji.
Vytvoriť súbor formulára
Prvou časťou tohto procesu je vytvorenie súboru formulára v Pages:
- Stiahnite si aplikáciu Pages Data Merge a rozbaľte zip súbor. macOS vloží súbor do priečinka s názvom PagesDataMergeApp.
- Definujte každú položku zástupného textu, ktorá sa má vyplniť informáciami z údajového súboru tabuľky (pozri nižšie), napríklad krstné meno, priezvisko a adresa. Kliknite na Format > Viac.
- Na obálke zvýraznite každý zástupný text, začínajúc FIRSTNAME.
- V hornom menu kliknite na Formát > Rozšírené > Definovať ako zástupný text.
- V ponuke formátovania v dolnej časti pod Script Tag zadajte názov tohto zástupného textového poľa. Tento príklad používa FIRSTNAME.
-
Zopakujte krok 4 pre každú zástupnú textovú položku, ktorá zodpovedá údajom, ktoré budú importované z tabuľky: LASTNAME, STREET,CITY, STATE, ZIP.
Ak má vaša tabuľka hlavičky stĺpcov, hlavičky sa nemusia zhodovať s názvami zástupných textov (napríklad FIRSTNAME a LASTNAME).
Otvoriť dátový súbor v Numbers
V Numbers otvorte tabuľku s menami a adresami, ktoré vyplnia zástupný text definovaný v kroku 2. Vyberte všetky bunky s údajmi, ktoré chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie. Aplikácia hromadnej korešpondencie importuje iba položky, ktoré ste vybrali v tomto kroku.
Priradiť zástupné značky
Ďalej aplikácii poviete, ktoré polia zodpovedajú ktorým bitom údajov a kde údaje nájdete.
-
Otvorte nástroj Pages Data Merge dvojitým kliknutím na rozbalený súbor aplikácie s názvom Pages Data Merge.
Aplikácia je označená číslami pre každé nastavenie, ktoré použijete na vytvorenie hromadnej korešpondencie.
Image - Vedľa 1 v aplikácii kliknite na ponuku a vyberte Tabuľka čísiel výberu. Kliknite na Import. Prvý riadok sa vtiahne a zobrazí.
-
Vyberte prvú importovanú položku (v tomto prípade názov James).
- Vedľa 2 kliknite na rozbaľovaciu ponuku a vyberte zástupnú značku FIRSTNAME (prvá definovaná zástupná textová položka).
- Opakujte kroky 2 a 3 pre každú importovanú položku, kým sa všetkým položkám nepriradia zástupné značky. Vyberte napríklad Jones a z rozbaľovacej ponuky vyberte PREJZEMIE.
-
Vedľa položky 3 v aplikácii vyberte formát súboru, ktorý chcete pri hromadnej korešpondencii použiť pre každú obálku. V tomto príklade vyberieme Dokument stránok. Ďalšie možnosti sú:
- Dokument Microsoft Word.
- Dokument MS Word (šifrovaný).
- Dokument PDF.
- Dokument PDF (šifrovaný).
- EPUB.
- Neformátovaný text.
Image
Vyberte formát a umiestnenie exportovaného súboru
Vedľa položky 4 v aplikácii kliknite na Vybrať priečinok exportu a vyberte umiestnenie pre uloženie zlúčených súborov.
Číslo 5 v aplikácii je voliteľná funkcia, ktorú môžete použiť na automatické odosielanie jednotlivých e-mailov súvisiacich s hromadnou korešpondenciou.
Spustiť hromadnú korešpondenciu
Teraz, keď ste priradili zástupné značky z dokumentu Pages k dátovým položkám importovaným z dátového súboru Numbers, ste pripravení spustiť hromadnú korešpondenciu.
Vedľa položky 6 v aplikácii kliknite na Začať. Zobrazí sa výzva na potvrdenie, že chcete vykonať zlúčenie údajov pomocou dokumentu predných strán. Kliknite na Začať.
Spustí sa skript AppleScript hromadnej korešpondencie, ktorý ste navrhli v aplikácii. Pre každú osobu v tabuľke sa vytvorí dokument Pages, ktorý obsahuje mená a adresy. Uvidíte, že každý z nich sa otvorí a údaje sa pridajú predtým, ako skript prejde na ďalší.
Každý súbor je pomenovaný podľa šablóny obálky s číslom pripojeným za pomlčku, napríklad mailmerge_envelope-1, mailmerge_envelope-2 atď.
Po dokončení skriptu sa zobrazí dialógové okno dokončenia. Ak kliknete na Zobraziť, dostanete sa do priečinka, v ktorom sú uložené jednotlivé súbory.
