Čo vedieť
- Najprv usporiadajte údaje do jedného excelového hárka.
- Ďalej v programe Word vyberte Mailings > Spustiť hromadnú korešpondenciu > vyberte typ. Mailings > Vybrať príjemcov > Použiť existujúci zoznam > Otvorte hárok.
- Nakoniec zlúčte polia v programe Word na Mailings > Vložte zlučovacie pole. Vyberte pole a stlačte Insert.
Tento článok vysvetľuje, ako používať funkciu hromadnej korešpondencie v programoch Microsoft Word a Excel na kombinovanie textu z dokumentu programu Word s dokumentom zdroja údajov, ako je napríklad tabuľka. Pokyny v tomto článku platia pre Word pre Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 a Word 2010.
Pripravte údaje na hromadnú korešpondenciu
Funkcia hromadnej korešpondencie vo Worde bezproblémovo funguje s údajmi z Excelu. Aj keď môžete vytvoriť zdroj údajov v programe Word, možnosti použitia týchto údajov sú obmedzené. Ak máte údaje zoznamu adries v tabuľke, nie je potrebné tieto informácie znova zadávať do zdroja údajov programu Word.
Môžete použiť ľubovoľný pracovný hárok programu Excel vo funkcii hromadnej korešpondencie programu Word bez špeciálnej prípravy. Aby ste sa však vyhli chybám v procese hromadnej korešpondencie, je dobré usporiadať údaje v tabuľke.
Uistite sa, že všetky zmeny, ktoré sa chystáte vykonať v tabuľke, sú dokončené pred začatím hromadnej korešpondencie. Po spustení hromadnej korešpondencie môže vykonanie akýchkoľvek zmien spôsobiť chyby pri hromadnej korešpondencii.
Usporiadajte si údaje tabuľky
Usporiadajte si údaje zoznamu adries Excel do riadkov a stĺpcov. Predstavte si každý riadok ako jeden záznam a každý stĺpec ako pole, ktoré sa chystáte vložiť do dokumentu.
- Umiestniť všetky údaje na jeden hárok: Údaje zoznamu adresátov, ktoré chcete použiť na hromadnú korešpondenciu, musia byť na jednom hárku. Ak je rozložená na viacerých hárkoch, skombinujte hárky alebo vykonajte viaceré hromadné korešpondencie. Tiež sa uistite, že hárky sú jasne pomenované, pretože musíte vybrať ten, ktorý chcete použiť, bez toho, aby ste ho mohli zobraziť.
- Vytvoriť riadok hlavičky: Vytvorte riadok hlavičky pre hárok, ktorý chcete použiť na hromadnú korešpondenciu. Riadok hlavičky je riadok obsahujúci označenia, ktoré identifikujú údaje v bunkách pod ním. Ak chcete, aby Excel jednoducho rozlišoval medzi údajmi a menovkami, použite tučný text, okraje buniek a tieňovanie buniek, ktoré sú jedinečné pre riadok hlavičky. Tiež sa uistite, že hlavičky, ktoré vyberiete, zodpovedajú názvom zlučovacích polí, čím sa zníži pravdepodobnosť výskytu chýb.
- Správne formátovať číselné údaje: Uistite sa, že veci, ako sú čísla ulíc a PSČ, sú správne naformátované tak, ako by sa mali zobraziť po dokončení hromadnej korešpondencie. Nesprávne formátovanie čísel môže spôsobiť chyby pri zlúčení.
Ako určiť zoznam príjemcov hromadnej korešpondencie
Tu je návod, ako priradiť pripravený excelový pracovný hárok obsahujúci váš zoznam adresátov k vášmu dokumentu programu Word:
-
V programe Word otvorte dokument, ktorý budete používať ako šablónu hromadnej korešpondencie. Môže to byť nový dokument alebo existujúci dokument. Vyberte Mailings > Spustiť hromadnú korešpondenciu.
Image -
Vyberte druh zlúčenia, ktorý chcete spustiť. Vaše možnosti sú
- Letters
- E-mailové správy
- Envelopes
- Letters
- Adresár
Ak chcete, môžete na vytvorenie hromadnej korešpondencie použiť aj Sprievodcu hromadnou korešpondenciou. V tomto príklade si prejdeme kroky na manuálne vytvorenie hromadnej korešpondencie.
-
Potom prejdite na kartu Mailings a vyberte Vybrať príjemcov > Použiť existujúci zoznam.
Image -
Prejdite a vyberte súbor Excel, ktorý ste pripravili na hromadnú korešpondenciu, potom vyberte Otvoriť.
-
Ak vás Word vyzve, vyberte Hárok1$ > OK.
Ak má váš Excel hlavičky stĺpcov, začiarknite políčko Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov.
Vytvorte alebo upravte dokument hromadnej korešpondencie
Keď je vaša tabuľka programu Excel prepojená s dokumentom hromadnej korešpondencie, ktorý vytvárate vo Worde, je čas upraviť dokument programu Word.
Momentálne nemôžete vykonávať zmeny v zdroji údajov v Exceli. Ak chcete vykonať zmeny v údajoch, pred otvorením zdroja údajov v Exceli zatvorte dokument vo Worde.
Vložte zlučovacie polia do svojho dokumentu
V programe Word vyberte Mailings > Vložiť zlučovacie pole na načítanie informácií z tabuľky do dokumentu. Vyberte pole, ktoré chcete pridať (meno, priezvisko, mesto, štát alebo iné), potom vyberte Insert.
Zobraziť dokumenty hromadnej korešpondencie
Word pri vkladaní zlučovacích polí do dokumentu neprenáša formátovanie zo zdroja údajov. Ak chcete použiť formátovanie, ako je kurzíva, tučné alebo podčiarknuté, urobte to vo Worde.
Pri prezeraní dokumentu s poľami vyberte dvojité šípky na oboch stranách poľa, kde chcete použiť formátovanie. Pri prezeraní zlúčených údajov v dokumente zvýraznite text, ktorý chcete zmeniť.
Akékoľvek zmeny formátovania sa prenesú do všetkých zlúčených dokumentov, nielen do zlúčeného dokumentu, v ktorom ste to zmenili.
Zobraziť ukážku zlúčených dokumentov
Ak chcete zobraziť ukážku zlúčených dokumentov, prejdite na Mailings > Zobraziť výsledky. Toto tlačidlo funguje ako prepínač, takže ak sa chcete vrátiť k zobrazeniu iba polí a nie údajov, ktoré obsahujú, stlačte ho znova.
Prechádzajte zlúčenými dokumentmi pomocou tlačidiel na karte Korešpondencia. Sú to zľava doprava: Prvý záznam, Predchádzajúci záznam, Prejsť na záznam,Ďalší záznam a Posledný záznam.
Pred zlúčením dokumentov si ich ukážte všetky alebo čo najviac, aby ste si overili, že sa všetko zlúčilo správne. Venujte zvláštnu pozornosť interpunkcii a medzerám okolo zlúčených údajov.
Dokončiť dokument hromadnej korešpondencie
Keď ste pripravení zlúčiť dokumenty, máte dve možnosti:
- Tlač dokumentov: Zlúčte dokumenty do tlačiarne. Ak zvolíte túto možnosť, dokumenty sa odošlú do tlačiarne bez akýchkoľvek úprav. Ak to chcete urobiť, vyberte Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Upraviť jednotlivé dokumenty: Ak potrebujete prispôsobiť niektoré alebo všetky dokumenty (alternatívou je pridať pole poznámky do zdroja údajov pre prispôsobené poznámky) alebo vytvoriť iné zmeny pred tlačou upravte každý jednotlivý dokument. Ak to chcete urobiť, vyberte Mailings > Finish & Merge > Upraviť jednotlivé dokumenty
Bez ohľadu na to, ktorý spôsob zvolíte, zobrazí sa vám dialógové okno, v ktorom môžete prikázať Wordu, aby zlúčil všetky záznamy, aktuálny záznam alebo rozsah záznamov. Vyberte záznamy, ktoré chcete vytlačiť, a potom vyberte OK.
Ak chcete zlúčiť rozsah, zadajte počiatočné číslo a konečné číslo pre záznamy, ktoré chcete zahrnúť do zlúčenia, a potom vyberte OK.
