Kľúčové poznatky
- Zamestnanci často vykonávajú na stretnutiach viacero vecí naraz a šanca na to narastá, keď sa stretnutie naťahuje.
- Nie každý multitasking je však zlý a „pozitívny multitasking“môže zvýšiť produktivitu.
- Vzdialené pracovné platformy by mohli pridať nové funkcie, ktoré postrčia pracovníkov k úlohám relevantným pre schôdzku.
Ak pracujete na diaľku, je veľká šanca, že ste počas stretnutia za posledný týždeň robili viac vecí naraz – a takmer nie ste sami.
Nový dokument vydaný spoločnosťou Microsoft uvádza čísla problému. Zatiaľ čo multitasking bol na krátkych, malých stretnutiach zriedkavý, na stretnutiach, ktoré sa ťahali viac ako hodinu, narástol na takmer univerzálnu úroveň. Nie sú to však všetky zlé správy: dokument, ktorý sa zameral na používanie Microsoft Teams, navrhuje niekoľko spôsobov, ako by pracovníci mohli zlepšiť svoje zameranie.
„FocusAssist pre Windows už bol odoslaný a mohol by tu byť obrovskou pomocou,“povedala e-mailom Dr. Mary Czerwinski, partnerská výskumníčka a manažérka výskumu v spoločnosti Microsoft. „Naplánovanie času sústredenia prostredníctvom Cortany je ďalšou dostupnou možnosťou v programe Outlook.“
Čo má robiť vzdialený pracovník?
Multitasking na stretnutí sa často považuje za neslušný alebo kontraproduktívny a noviny zistili, že sa to niekedy ukázalo ako pravdivé. Výskumníci však argumentujú zložitejším bodom. Nie každý multitasking je negatívny a nástroje môžu byť použité na vedenie vzdialených pracovníkov k pozitívnym výsledkom.
Účastníci podrobne popísali výhody pozitívneho multitaskingu v anonymnom denníku. „Bol som menej frustrovaný zo stretnutí, ktoré pre mňa neboli veľmi užitočné,“povedal jeden.
Iní povedali, že oceňujú možnosť venovať zvýšenú pozornosť, keď je to potrebné, a potom sa sústrediť inam, keď to nie je potrebné. Účastníci uviedli, že multitasking im pomohol nájsť informácie, ako sú súvisiace súbory alebo e-mailové výmeny, ktoré sú relevantné pre stretnutie.
… 80-minútový maratón, ktorý vyvoláva stonanie, má viac ako šesťkrát väčšiu pravdepodobnosť, že podporí multitasking.
Dr. Czerwinski povedal, že vzdialení pracovníci používajúci Microsoft Teams alebo Windows sa môžu obrátiť na Focus Assist a Focus Time, aby odstránili rozptýlenie, ktoré nie je relevantné pre schôdzu, a vyčlenili si čas na sústredenie sa na konkrétne úlohy. Dokument uprednostňuje akýkoľvek nástroj, ktorý počas porady odsúva nabok vonkajšie požiadavky na pozornosť pracovníkov.
Nové, lepšie funkcie v platformách vzdialenej práce by mohli ísť ešte ďalej a podporiť pozitívny multitasking. Dokument navrhuje „režim zamerania“špecifický pre schôdzu, ktorý pomáha pracovníkom vykonávať viac vecí naraz spôsobmi relevantnými pre schôdzu, ako je otváranie e-mailov alebo súborov v rozhraní schôdze namiesto iného okna alebo programu. To by podporilo pozitívny multitasking a zároveň eliminovalo rozptýlenie, ktoré sa vyskytuje v iných programoch.
Výskumníci tiež navrhujú vylepšené nástroje agendy, ktoré umožňujú pracovníkom opustiť stretnutia skôr alebo sa pripojiť k nim uprostred stretnutia, ak sú relevantné iba časti stretnutia. To by mohlo bojovať proti úhlavnému nepriateľovi každého rozsahu pozornosti: dlhé, nudné stretnutia.
Vzdialení pracovníci sa pri dlhých stretnutiach dotýkajú
Multitasking nebol príliš bežný, keď boli všetky stretnutia agregované: približne 30 % stretnutí zahŕňalo multitasking e-mailov a približne 24 % videlo súborový multitasking.
To sa však zmenilo s trvaním. Nie je prekvapením, že stretnutia kratšie ako 20 minút ukázali niekoľko prípadov multitaskingu, ale narástli šokujúcou rýchlosťou ako droga na stretnutia.
Stretnutie v dĺžke 20 až 40 minút malo takmer dvakrát vyššiu pravdepodobnosť, že účastníkov prinúti ísť na inú prácu, a pri 80-minútovom maratóne, ktorý vyvoláva stonanie, je viac ako šesťkrát vyššia pravdepodobnosť, že pracovníci budú rozptýlení.
Veľkosť stretnutia – rovnako ako počet prítomných – bola tiež rozhodujúca. Stretnutia jeden na jedného najmenej podporovali multitasking a tretia osoba výsledok takmer nezmenila. Ponorenie sa do iných úloh sa však stalo pravdepodobným, keď sa vo videohovore objavilo viac tvárí. Multitasking bol viac ako dvakrát pravdepodobnejší na stretnutí s 10 alebo viacerými ľuďmi.
Jeden účastník podrobne uviedol príbuznú motiváciu. "Na veľkých stretnutiach, ako sú radnice, mám tendenciu zastaviť sa a skutočne počúvať, keď sa hovorí niečo zaujímavé," povedal účastník. "Zvyšok času sa zdá, že sa vôbec nesústredím na prácu."
Údaje obsahovali ďalší slabší, ale prekvapivejší výsledok: plánované stretnutia sú zlou správou. Plánované stretnutie malo asi jedenapolkrát väčšiu pravdepodobnosť, že podporí multitasking ako stretnutie ad hoc. Z plánovaných stretnutí boli opakujúce sa stretnutia najúrodnejším dôvodom na rozptýlenie.
„To, ako sú plánované a štruktúrované stretnutia na diaľku, výrazne súvisí s tým, kedy a do akej miery si ľudia rozdelia svoju pozornosť,“uzatvára článok. Takže predtým, ako stlačíte odoslať hodinovú pozvánku na schôdzku, zvážte to znova – ak nechcete dať spolupracovníkom čas na vymazanie doručenej pošty.
