Čo by ste mali vedieť
- Použiť miniatúry: Prejsť na File > Info > Properties >>Advanced Properties > Summary a zaškrtnite Uložiť miniatúry pre všetky dokumenty Word.
- Aktualizovať vlastnosti: Prejdite na File > Info > Properties >Advanced Properties > Summary . Zadajte komentáre, kľúčové slová a ďalšie informácie.
- Ďalšie tipy: Vytvorte priečinky na ukladanie a triedenie súborov programu Word a použite jednotný systém pomenovávania súborov, aby ste rýchlo našli požadované súbory.
Tento článok ponúka návrhy na usporiadanie súborov Microsoft Word. Pokyny pokrývajú Word 2019 až 2010 a Word pre Microsoft 365.
Uložiť všetky súbory Word s miniatúrami
Uloženie súborov Word s obrázkom ukážky alebo miniatúrou uľahčuje identifikáciu dokumentu, ktorý potrebujete, bez toho, aby ste ho museli otvárať.
Uloženie všetkých dokumentov programu Word s obrázkom ukážky alebo miniatúry:
-
V programe Microsoft Word otvorte prázdny alebo existujúci dokument a potom prejdite na kartu File.
Image -
Vybrať Info.
Image -
Vyberte Properties šípku rozbaľovacej ponuky a vyberte Rozšírené vlastnosti.
Image -
V dialógovom okne Properties prejdite na kartu Summary.
Image -
Začiarknite políčko Uložiť miniatúry pre všetky dokumenty Word.
Image -
Vybrať OK.
Image
Aktualizovať vlastnosti dokumentu Word
Ak pracujete s viacerými dokumentmi programu Word, ktoré majú podobné názvy a umiestnenia, použite funkciu vlastností dokumentu programu Word.
-
Otvorte dokument, ku ktorému chcete pridať popisné vlastnosti, a potom prejdite na kartu File.
Image -
Vybrať Info.
Image -
Vyberte Properties šípku rozbaľovacej ponuky a vyberte Rozšírené vlastnosti.
Image -
V dialógovom okne Properties prejdite na kartu Summary.
Image -
Zadajte komentáre, kľúčové slová, kategórie, názov a informácie o predmete, ktoré vám pomôžu rozlíšiť vaše súbory.
Image - Výberom OK použijete zmeny a zatvoríte dialógové okno. Keď príde čas na vyhľadávanie, Word nájde presne to, čo potrebujete.
Vytvorte si priečinky v počítači a používajte ich
Nastavte si jeden priečinok pre svoje dokumenty programu Word a pomenujte ho niečím, na čo nezabudnete, napríklad MyWordDocs Naplňte ho priečinkami pomenovanými spôsobom, ktorý vám dáva zmysel, a použite tieto priečinky na ukladanie a triedenie súborov programu Word. Ak napríklad vytvárate týždenné poznámky zo schôdze, vytvorte pre tieto poznámky priečinok a vložte doň ďalšie priečinky na mesiace alebo roky.
Ak máte vo svojom počítači dokumenty programu Word už roky a nemáte čas otvárať každý z nich a rozhodovať sa, či si ich ponechať alebo nie, vytvorte priečinok na každý rok a presuňte dokumenty do týchto priečinkov. Je to dobrý spôsob, ako ukladať staršie súbory, kým nebudete mať čas usporiadať súbory spôsobom, ktorý vám vyhovuje.
Používajte konzistentný systém pomenovávania súborov
Vytvorte si systém pomenovávania, aby ste rýchlo našli požadované súbory. Existuje mnoho spôsobov, ako pomenovať súbory. Vyberte si systém pomenovania a používajte ho dôsledne.
Tu je niekoľko návrhov:
- Do názvu súboru zahrňte typ dokumentu, napríklad zmluva, lízing alebo bulletin. Týmto spôsobom sa môžete pozrieť na názov súboru a nájsť súbor.
- Názov súboru začnite menom klienta (alebo priezviskom príjemcu, ak sú dokumenty vo forme písmen).
- V názve súboru uveďte dátum.
Neponáhľaj sa
Ak je na pevnom disku vášho počítača málo miesta, neriešte organizačné úlohy naraz. Rozdeľte prácu na zvládnuteľné časti a strávte na nej 15 minút denne.
Pri usporiadaní súborov programu Word v počítači vložte každý súbor do jedného z vytvorených priečinkov, vytvorte nový priečinok alebo odstráňte súbory, ktoré už nepotrebujete. Ak si nie ste istí, čo robiť so súborom, vložte ho do priečinka s názvom HoldUntilDate a vyberte dátum v budúcnosti, ak ho dovtedy neotvoríte, Budem sa cítiť pohodlne pri jeho odstránení.
Nezáleží na tom, aké typy priečinkov vytvoríte, vložte tieto priečinky do hlavného priečinka Word, aby ste vedeli, kde hľadať.
