Ak máte veľké množstvo údajov, môže byť zahlcujúce, ak nie sú v zošite správne zoradené. Naučte sa rôzne spôsoby triedenia údajov v Exceli, aby ste sa stali produktívnejšími a zjednodušili si správu tabuliek.
Pokyny v tomto článku platia pre Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pre Microsoft 365, Excel Online a Excel pre Mac.
Vyberte údaje na triedenie
Pred zoraďovaním údajov musí Excel poznať presný rozsah, ktorý sa má triediť. Excel vyberie oblasti súvisiacich údajov, pokiaľ údaje spĺňajú tieto podmienky:
- V oblasti súvisiacich údajov nie sú žiadne prázdne riadky ani stĺpce.
- Prázdne riadky a stĺpce sú medzi oblasťami súvisiacich údajov.
Excel určí, či má dátová oblasť názvy polí a vylúči riadok zo záznamov, ktoré sa majú triediť. Povoliť Excelu vybrať rozsah na triedenie môže byť riskantné, najmä pri veľkom množstve údajov, ktoré sa ťažko kontrolujú.
Aby ste sa uistili, že sú vybraté správne údaje, pred spustením triedenia zvýraznite rozsah. Ak sa bude rovnaký rozsah triediť opakovane, najlepším spôsobom je dať mu názov.
Kľúč zoradenia a zoradenie v Exceli
Triedenie vyžaduje použitie kľúča a poradia triedenia. Triediaci kľúč sú údaje v stĺpci alebo stĺpcoch, ktoré chcete zoradiť, a sú identifikované hlavičkou stĺpca alebo názvom poľa. Na obrázku nižšie sú možné kľúče triedenia ID študenta, Meno, Vek, Program a Začatý mesiac.
Rýchle triedenie údajov
Ak chcete vykonať rýchle zoradenie, vyberte jednu bunku v stĺpci obsahujúcom kľúč zoradenia. Potom vyberte, ako chcete údaje zoradiť. Tu je postup:
- Vyberte bunku v stĺpci obsahujúcom kľúč zoradenia.
- Vybrať Domov.
- Výberom Sort & Filter otvoríte rozbaľovaciu ponuku možností zoradenia.
- Vyberte, ako chcete údaje zoradiť. Vyberte vzostupné alebo zostupné zoradenie.
Pri použití Triediť a filtrovať sa možnosti zoradenia v rozbaľovacom zozname menia v závislosti od typu údajov vo vybranom rozsahu. Pre textové údaje sú možnosti Zoradiť A po Z a Zoradiť Z po A. Pre číselné údaje sú možnosti Zoradiť od najmenšieho po najväčšie a Zoradiť od najväčšieho po najmenšie.
Zoradiť viacero stĺpcov údajov v Exceli
Okrem rýchleho triedenia na základe jedného stĺpca údajov vám funkcia vlastného triedenia Excelu umožňuje triediť podľa viacerých stĺpcov definovaním viacerých kľúčov triedenia. Pri triedení podľa viacerých stĺpcov sú kľúče triedenia identifikované výberom hlavičiek stĺpcov v dialógovom okne Zoradiť.
Podobne ako pri rýchlom triedení sú kľúče triedenia definované identifikáciou nadpisov stĺpcov alebo názvov polí v tabuľke obsahujúcej kľúč triedenia.
Príklad triedenia podľa viacerých stĺpcov
V nižšie uvedenom príklade sú údaje v rozsahu A2 až E12 zoradené v dvoch stĺpcoch údajov. Údaje sú najprv zoradené podľa mena a potom podľa veku.
Na zoradenie viacerých stĺpcov údajov:
- Zvýraznite rozsah buniek, ktoré chcete zoradiť. V tomto príklade sú vybraté bunky A2 až E12.
- Vybrať Domov.
- Výberom Sort & Filter otvorte rozbaľovací zoznam.
- Výberom Vlastné zoradenie otvoríte dialógové okno Zoradiť.
- Začiarknite políčko Moje údaje majú hlavičky.
- Pod nadpisom stĺpca vyberte Sort by šípku nadol a z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Name, aby ste najskôr zoradili údaje podľa stĺpca Názov.
- Pod nadpisom Zoradiť podľa ponechajte nastavenie Hodnoty buniek. Zoradenie je založené na skutočných údajoch v tabuľke.
- Pod nadpisom Objednávka vyberte šípku nadol a vyberte Z až A na zoradenie údajov názvu v zostupnom poradí.
- Vyberte Pridať úroveň a pridajte druhú možnosť zoradenia.
- Pod nadpisom stĺpca vyberte Potom pomocou šípky nadol a vyberte Vek na zoradenie záznamov s duplicitnými menami podľa stĺpca Vek.
- Pod nadpisom Objednávka vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Od najväčšieho po najmenšie a zoraďte údaje o veku v zostupnom poradí.
- Výberom OK zatvorte dialógové okno a zoraďte údaje.
V dôsledku definovania druhého kľúča triedenia, ktorý je zobrazený v príklade nižšie, sa dva záznamy s rovnakými hodnotami pre pole Názov zoradia zostupne pomocou poľa Vek. Výsledkom je rekord študenta Wilsona J., vek 21, pred rekordom pre Wilsona P., vek 19.
Prvý riadok: nadpisy stĺpcov alebo údaje
Rozsah údajov vybratých na zoradenie v príklade vyššie zahŕňal hlavičky stĺpcov nad prvým riadkom údajov. Tento riadok obsahuje údaje, ktoré sa líšia od údajov v nasledujúcich riadkoch. Excel zistil, že prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov a upravil dostupné možnosti v dialógovom okne Zoradiť tak, aby ich zahŕňali.
Excel používa formátovanie na určenie, či riadok obsahuje nadpisy stĺpcov. Vo vyššie uvedenom príklade sú nadpisy stĺpcov odlišné od písma údajov v ostatných riadkoch.
Ak prvý riadok neobsahuje nadpisy, Excel použije písmeno stĺpca (napríklad stĺpec D alebo stĺpec E) ako voľbu v možnosti Stĺpec v dialógovom okne Zoradiť.
Excel používa tento rozdiel na určenie, či je prvý riadok riadkom nadpisu. Ak sa Excel pomýli, dialógové okno Zoradiť obsahuje začiarkavacie políčko Moje údaje majú hlavičky, ktoré prepíše tento automatický výber.
Zoradiť údaje podľa dátumu alebo času v Exceli
Okrem zoradenia textových údajov podľa abecedy alebo čísel od najväčšieho po najmenšie možnosti zoradenia v Exceli zahŕňajú triedenie hodnôt dátumu. Dostupné objednávky triedenia dostupné pre dátumy zahŕňajú:
- Vzostupne: od najstarších po najnovšie.
- Zostupne zoradené: od najnovšieho po najstaršie.
Dialógové okno rýchleho triedenia vs. triedenie
Dátumy a časy, ktoré sú naformátované ako číselné údaje, ako napríklad Dátum vypožičania v príklade vyššie, použite metódu rýchleho zoradenia na zoradenie podľa jedného stĺpca. V prípade triedenia, ktoré zahŕňa viacero stĺpcov dátumov alebo časov, použite dialógové okno Zoradiť rovnakým spôsobom ako triedenie viacerých stĺpcov číselných alebo textových údajov.
Zoradiť podľa dátumu Príklad
Ak chcete vykonať rýchle zoradenie podľa dátumu vo vzostupnom poradí, od najstaršieho po najnovšie:
- Zvýraznite rozsah buniek, ktoré chcete zoradiť. Ak chcete postupovať podľa vyššie uvedeného príkladu, zvýraznite bunky G2 až K7.
- Vybrať Domov.
- Výberom Sort & Filter otvorte rozbaľovací zoznam.
- Výberom Vlastné zoradenie otvoríte dialógové okno Zoradiť.
- Pod nadpisom stĺpca vyberte Zoradiť podľa šípku nadol a vyberte Požičané, aby ste najskôr zoradili údaje podľa dátumu vypožičania.
- Pod nadpisom Zoradiť podľa vyberte Hodnoty buniek. Zoradenie je založené na skutočných údajoch v tabuľke.
- Pod nadpisom Poradie zoradenia vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Od najstarších po najnovšie.
- Výberom OK v dialógovom okne zatvorte dialógové okno a zoraďte údaje.
Ak výsledky zoradenia podľa dátumu nedopadnú podľa očakávania, údaje v stĺpci obsahujúcom kľúč zoradenia môžu obsahovať dátumy alebo časy uložené ako textové údaje, a nie ako čísla (dátumy a časy sú len formátované číselné údaje).
Zmiešané údaje a rýchle zoradenia
Ak sa pri použití metódy rýchleho triedenia zmiešajú záznamy obsahujúce textové a číselné údaje, Excel triedi čísla a textové údaje oddelene tak, že záznamy s textovými údajmi umiestni na koniec zoradeného zoznamu.
Excel môže do výsledkov zoradenia zahrnúť aj hlavičky stĺpcov a interpretovať ich ako ďalší riadok textových údajov, a nie ako názvy polí tabuľky údajov.
Upozornenie na možné triedenie
Ak sa používa dialógové okno Zoradiť, dokonca aj pri zoraďovaní podľa jedného stĺpca, Excel môže zobraziť hlásenie s upozornením, že narazil na údaje uložené ako text, a dá vám na výber:
- Všetko, čo vyzerá ako číslo, zoraďte ako číslo.
- Zoraďte čísla a čísla uložené ako text oddelene.
Ak vyberiete prvú možnosť, Excel sa pokúsi umiestniť textové údaje na správne miesto výsledkov zoradenia. Vyberte druhú možnosť a Excel umiestni záznamy obsahujúce textové údaje na spodok výsledkov triedenia, rovnako ako to robí pri rýchlom triedení.
Zoraďte údaje podľa dní v týždni alebo podľa mesiacov v Exceli
Údaje môžete triediť aj podľa dní v týždni alebo mesiacov v roku pomocou rovnakého vstavaného vlastného zoznamu, ktorý Excel používa na pridávanie dní alebo mesiacov do pracovného hárka pomocou rukoväte výplne. Tieto zoznamy umožňujú triedenie podľa dní alebo mesiacov chronologicky, nie v abecednom poradí.
Rovnako ako pri iných možnostiach triedenia, aj triedenie hodnôt podľa vlastného zoznamu sa môže zobraziť vzostupne (nedeľa až sobota alebo január až december) alebo zostupne (od soboty do nedele alebo od decembra do januára).
Na obrázku vyššie boli dodržané nasledujúce kroky na zoradenie vzorky údajov v rozsahu A2 až E12 podľa mesiacov v roku:
- Zvýraznite rozsah buniek, ktoré chcete zoradiť.
- Vybrať Domov.
- Výberom Sort & Filter otvorte rozbaľovací zoznam.
- Výberom Vlastné zoradenie otvoríte dialógové okno Zoradiť.
- Pod nadpisom stĺpca vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Začiatok mesiaca a zoraďte údaje podľa mesiacov v roku.
- Pod nadpisom Zoradiť podľa vyberte Hodnoty buniek. Zoradenie je založené na skutočných údajoch v tabuľke.
- Pod nadpisom Objednávka vyberte šípku nadol vedľa predvolenej možnosti A až Z, čím otvoríte rozbaľovaciu ponuku.
- Vyberte Vlastný zoznam na otvorenie dialógového okna Vlastné zoznamy.
- V ľavom okne dialógového okna vyberte január, február, marec, apríl.
- Výberom OK potvrďte výber a vráťte sa do dialógového okna Zoradiť.
- Vybraný zoznam (január, február, marec, apríl) sa zobrazí pod hlavičkou Objednávka.
- Výberom OK zatvorte dialógové okno a zoraďte údaje podľa mesiacov v roku.
V predvolenom nastavení sa vlastné zoznamy zobrazujú iba vo vzostupnom poradí v dialógovom okne Vlastné zoznamy. Ak chcete zoradiť údaje v zostupnom poradí pomocou vlastného zoznamu po výbere požadovaného zoznamu, aby sa zobrazil pod hlavičkou Poradie v dialógovom okne Zoradiť:
- Výberom šípky nadol vedľa zobrazeného zoznamu, ako napríklad január, február, marec, apríl otvorte rozbaľovaciu ponuku.
- V ponuke vyberte možnosť vlastného zoznamu, ktorá sa zobrazuje v zostupnom poradí, ako napríklad december, november, október, september.
- Kliknutím na OK zoradíte údaje v zostupnom poradí pomocou vlastného zoznamu.
Zoradiť podľa riadkov na zmenu poradia stĺpcov v Exceli
Ako je znázornené pri predchádzajúcich možnostiach triedenia, údaje sa zvyčajne triedia pomocou hlavičiek stĺpcov alebo názvov polí. Výsledkom je zmena poradia celých riadkov alebo záznamov údajov. Menej známou, a preto menej používanou možnosťou triedenia v Exceli je triedenie podľa riadkov, čo má za následok zmenu poradia stĺpcov zľava doprava v pracovnom hárku.
Jedným dôvodom na zoradenie podľa riadkov je zhoda v poradí stĺpcov medzi rôznymi tabuľkami údajov. So stĺpcami v rovnakom poradí zľava doprava je jednoduchšie porovnávať záznamy alebo kopírovať a presúvať dáta medzi tabuľkami.
Prispôsobiť poradie stĺpcov
Veľmi zriedkavo je však zoradenie stĺpcov v správnom poradí jednoduchá úloha z dôvodu obmedzení možností vzostupného a zostupného zoradenia hodnôt. Zvyčajne je potrebné použiť vlastné poradie triedenia a Excel obsahuje možnosti triedenia podľa farby bunky alebo písma alebo podľa ikon podmieneného formátovania.
Najjednoduchší spôsob, ako povedať Excelu poradie stĺpcov, je pridať riadok nad alebo pod tabuľku s údajmi s číslami, ktoré označujú poradie stĺpcov zľava doprava. Zoradenie podľa riadkov sa potom stáva jednoduchou záležitosťou zoradenia stĺpcov od najmenšieho po najväčšie podľa riadku obsahujúceho čísla.
Po dokončení triedenia možno pridaný riadok čísel jednoducho odstrániť.
Príklad triedenia podľa riadkov
Vo vzorke údajov použitej pre túto sériu o možnostiach zoradenia v Exceli bol stĺpec ID študenta vždy prvý vľavo, za ním nasledovalo meno a potom vek.
V tomto prípade, ako je znázornené na obrázku vyššie, boli do stĺpcov pridané čísla na prípravu pracovného hárka na zmenu poradia stĺpcov tak, aby bol stĺpec Program prvý naľavo, za ním nasledovali Začiatok mesiaca, Meno, Vek, a ID študenta.
Tu je návod, ako zmeniť poradie stĺpcov:
- Vložte prázdny riadok nad riadok obsahujúci názvy polí.
- V tomto novom riadku zadajte nasledujúce čísla zľava doprava začínajúc stĺpcom A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Zvýraznite rozsah, ktorý chcete zoradiť. V tomto príklade zvýraznite A2 až E13.
- Vybrať Domov.
- Výberom Sort & Filter otvorte rozbaľovací zoznam.
- Výberom Vlastné zoradenie otvoríte dialógové okno Zoradiť.
- Výberom Options otvoríte dialógové okno Možnosti zoradenia.
- V sekcii Orientácia vyberte Zoradiť zľava doprava, aby ste zoradili poradie stĺpcov v pracovnom hárku zľava doprava.
- Výberom OK zatvorte dialógové okno Možnosti zoradenia.
- So zmenou orientácie sa hlavička stĺpca v dialógovom okne Zoradiť zmení na Riadok.
- Vyberte Zoradiť podľa šípky nadol a vyberte Riadok 2. Toto je riadok obsahujúci vlastné čísla.
- Pod nadpisom Zoradiť podľa vyberte Hodnoty buniek.
- Pod nadpisom Objednávka vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Od najmenšieho po najväčšie a zoraďte čísla v 2. riadku vzostupne.
- Výberom OK zatvorte dialógové okno a zoraďte stĺpce zľava doprava podľa čísel v riadku 2.
- Poradie stĺpcov sa začína programom, po ktorom nasleduje začiatok mesiaca, meno, vek a ID študenta.
Na zmenu poradia stĺpcov použite vlastné možnosti zoradenia programu Excel
V dialógovom okne Zoradiť v Exceli sú síce k dispozícii vlastné zoradenia, no pri zmene poradia stĺpcov v pracovnom hárku nie je jednoduché použiť tieto možnosti. Možnosti na vytvorenie vlastného poradia zoradenia dostupné v dialógovom okne Sort sú zoradiť údaje podľa farby bunky, farby písma a ikony.
Pokiaľ pre každý stĺpec už nebolo použité jedinečné formátovanie, napríklad odlišné písmo alebo farby buniek, toto formátovanie je potrebné pridať do jednotlivých buniek v rovnakom riadku, aby bolo možné zmeniť poradie každého stĺpca.
Ak chcete napríklad použiť farbu písma na zmenu poradia stĺpcov:
- Vyberte názov každého poľa a zmeňte farbu písma každého poľa. Napríklad zmeňte Program na červenú, Začiatok mesiaca na zelenú, Meno na modrú, Vek na oranžovú a ID študenta na fialovú.
- V dialógovom okne Zoradiť vyberte Zoradiť podľa a vyberte Riadok 2.
- Pod nadpisom Zoradiť podľa vyberte Farba písma.
- Pod nadpisom Order manuálne nastavte poradie farieb názvov polí tak, aby zodpovedalo požadovanému poradiu stĺpcov.
- Po zoradení obnovte farbu písma pre každý názov poľa.
