Ak veľkú časť dňa trávite vybavovaním e-mailov, existuje veľa spôsobov, ako používať Outlook efektívnejšie. Zmeňte predvolené nastavenia tak, aby zodpovedali spôsobu vašej práce. Použite jednu alebo dve klávesové skratky. Nastavte filtre na automatizáciu úloh. A uistite sa, že Outlook beží maximálnou rýchlosťou. Pozrite si nasledujúce tipy a tajomstvá a získajte späť trochu času.
Pokyny v tomto článku platia pre Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a Outlook pre Microsoft 365.
Súbor správ jedným kliknutím
Robte rýchlejšie to, čo robíte tak často. Nastavte akcie jedným kliknutím na jednoduchú správu e-mailov.
Zefektívnenie konverzácií
Nezahadzujte svoje e-mailové priečinky správami, ktoré sú citované inde. Zistite, ako používať Outlook na automatické čistenie e-mailov. Outlook presunie alebo odstráni tieto nadbytočné e-maily za vás.
Znova odoslať e-maily
Znova odošlite e-mail v Outlooku, aby ste znova použili jeho obsah, predmet alebo príjemcov namiesto toho, aby ste začínali prázdnou správou.
Udržiavajte súbory programu Outlook malé a rýchle
Ak chcete, aby bol Outlook rýchly, udržujte malú veľkosť hlavného súboru PST. Súbor PST je miesto, kde Outlook ukladá e-maily, kontakty, kalendáre a ďalšie položky. Jedným zo spôsobov, ako udržať súbor PST malý, je napríklad presunúť starú poštu do samostatného archívneho súboru.
Nastaviť automatickú odpoveď mimo pracoviska alebo počas dovolenky
Nechajte Outlook odpovedať vo vašom mene, keď ste preč a nebudete môcť odpovedať na váš e-mail. To vám ušetrí čas nielen keď dobiehate po dovolenke, ale aj každý jeden pracovný deň.
Rýchlo presunúť e-mail do ľubovoľného priečinka
Ak ste pre priečinok nenastavili ukladanie jedným kliknutím, Outlook má iný spôsob, ako rýchlo presúvať e-maily do priečinkov. Správy môžete prenášať napríklad pomocou klávesnice alebo praktického tlačidla na páse s nástrojmi.
Vytvorenie a používanie e-mailových šablón
Keď píšete podobné správy rôznym príjemcom, uložte si jeden z týchto e-mailov ako šablónu v Outlooku na budúce použitie. Rovnaký e-mail alebo podobný e-mail budete posielať opakovane so závideniahodnou rýchlosťou.
Zmena predvoleného vzhľadu a veľkosti písma programu Outlook
Ak si myslíte, že písmo, ktoré Outlook používa pri vytváraní správy alebo čítaní e-mailu, je príliš široké, vysoké, malé, malé, veľké alebo modré, zmeňte ho. Zistite, ako nastaviť presné písmo, štýl písma a farbu, ktoré sa majú predvolene používať pre e-maily v Outlooku.
Odstrániť a ignorovať konverzáciu
Keď sa ocitnete v e-mailoch a konverzáciách, ktoré sú úplne irelevantné, Outlook vám môže pomôcť. Zistite, ako môžete pomocou programu Outlook odstrániť celú konverzáciu a nechať Outlook automaticky odstrániť budúce e-maily v rovnakom vlákne.
Automaticky filtrovať poštu jedného odosielateľa do konkrétneho priečinka
Začnite s akýmkoľvek e-mailom a nastavte filter Outlooku, ktorý automaticky presunie všetky budúce správy od rovnakého odosielateľa do konkrétneho priečinka.
Nájsť súvisiace správy
V programe Outlook je vyhľadanie všetkých súvisiacich správ jednoduché. Stačí vyhľadať meno kontaktu alebo slová v riadku predmetu. Outlook uvádza každú správu, ktorá zodpovedá vašim hľadaným výrazom.
Nastaviť predvolený účet pre nové e-maily
Uistite sa, že nové správy, ktoré napíšete, začínajú najpravdepodobnejšou e-mailovou adresou odosielateľa vybratou v programe Outlook.
Hľadať v správe
Chcete niečo nájsť v dlhom e-maile? Zistite, ako používať Outlook na vyhľadávanie textu v e-mailovej správe.
Naplánujte doručenie e-mailov neskôr
Aplikácii Outlook môžete dať pokyn, aby odoslala správu iba v určitý dátum alebo po ňom. Je to užitočné pri pravidelne sa vyskytujúcich udalostiach, ako je napríklad týždenný oznam o stretnutí.
Rýchlo zrušte vymazanie správy
Vymazali ste práve v Outlooku e-mail, ktorý nebol pripravený prejsť do priečinka Odstránené položky? Tu je jednoduchý spôsob, ako okamžite získať tento e-mail späť.
Nastavenie distribučných zoznamov
Vytvorte si vlastné zoznamy adries v programe Outlook a jednoducho odosielajte správy skupinám ľudí bez toho, aby ste museli zadávať všetky e-mailové adresy.
Odstrániť prílohy zo správ
Ponechajte správu; stratí svoju veľkú veľkosť. Zistite, ako pomocou programu Outlook odstrániť priložené súbory (po ich uložení inde) z e-mailových správ. Veľkosť poštovej schránky môžete značne skrátiť.
Rýchlo nájsť všetky správy od odosielateľa
Outlook nájde všetky správy od konkrétneho odosielateľa a pomocou tohto tipu vám ich rýchlo zobrazí.
Nastaviť priečinok „Všetky správy“
Zobraziť všetky odoslané, prijaté, archivované a uložené e-maily pre účet na jednom mieste v programe Outlook.
Nechajte Outlook Zvýrazniť poštu odoslanú iba vám
Keď ste jediným príjemcom e-mailu, správa je zvyčajne dôležitejšia, ako keby ste boli jedným z tucta ľudí. Zistite, ako môže Outlook zvýrazniť správy, ktoré obsahujú iba vás v riadku Komu.
Upraviť prijaté e-mailové správy
Namiesto preposielania e-mailov sebe alebo vytvárania poznámok inde v programe Outlook alebo mimo neho môžete upraviť akýkoľvek prijatý e-mail a pridať svoj vlastný text.
Automaticky kópia: Všetky odoslané správy
Outlook môže poslať kópiu každej správy, ktorú napíšete, na inú e-mailovú adresu.
Rozšírte Outlook pomocou doplnkov, ktoré šetria čas
Doplnky ako ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen a Auto-Mate môžu zlepšiť váš pracovný postup v Outlooku umiestnením správnych informácií na dosah ruky, inteligentným filtrovaním a automatizáciou opakujúcich sa úloh.
