Strata dôležitých dokumentov, ktorých vytváraním ste strávili toľko času, je frustrujúca, najmä ak ste ako väčšina používateľov, ktorí vytvárajú dokumenty priamo v počítači a nemajú výhodu ručnej kópie.
Tu je šesť spôsobov, ako udržať svoje textovo spracované dokumenty v bezpečí.
Nikdy neukladajte svoje dokumenty na disk OS
Zatiaľ čo väčšina textových procesorov ukladá vaše súbory do priečinka Moje dokumenty, toto je pre nich to najhoršie miesto. Či už ide o vírus alebo zlyhanie softvéru, väčšina problémov s počítačom ovplyvňuje operačný systém a často je jediným riešením preformátovanie disku a preinštalovanie operačného systému. V takom prípade sa všetko na disku stratí.
Inštalácia druhého pevného disku do počítača je relatívne lacný spôsob, ako vyriešiť tento problém. Druhý interný pevný disk nebude ovplyvnený, ak je operačný systém poškodený, a dokonca ho možno nainštalovať na iný počítač, ak si potrebujete kúpiť nový.
Ak ste skeptický voči inštalácii druhého interného disku, externý pevný disk je vynikajúcou voľbou. Externý disk je možné kedykoľvek pripojiť k akémukoľvek počítaču pripojením do portu USB alebo FireWire. Mnoho externých diskov má tiež ďalšiu výhodu jednodotykového alebo plánovaného zálohovania; vy určíte priečinky a plán a softvér sa postará o zvyšok.
Zrátané podčiarknutie
Ukladanie súborov na iné miesto, než je váš operačný systém, nestačí; musíte vytvárať pravidelné zálohy svojich súborov. Zvýšte svoje šance na obnovenie súboru jeho druhou zálohou. Ak sú dáta dôležité, zvážte uloženie zálohy do ohňovzdorného trezoru.
Pozor na e-mailové prílohy
Aj keď ste si istí, že neobsahujú vírusy, prílohy e-mailov môžu spôsobiť stratu údajov. Ak napríklad dostanete dokument s rovnakým názvom, aký má na disku, a váš e-mailový softvér je nastavený na ukladanie príloh na rovnaké miesto, riskujete prepísanie súboru, ktorý sa tam už nachádza. Toto sa často stáva, keď spolupracujete na dokumente a kolegovia posielajú aktualizácie e-mailom.
Nastavte si svoj e-mailový program tak, aby ukladal prílohy na jedinečné miesto, alebo, ak to nie je možné, si pred uložením prílohy e-mailu na pevný disk dvakrát rozmyslite.
Pozor na chybu používateľa
Využite záruky zahrnuté vo vašom textovom editore, ako sú funkcie na vytváranie verzií a sledované zmeny. Bežným spôsobom, ako používatelia stratia údaje, je úprava dokumentu a náhodné vymazanie jeho častí. Po uložení dokumentu sa časti, ktoré boli zmenené alebo odstránené, stratia, pokiaľ ste nepovolili funkcie, ktoré za vás ukladajú zmeny.
Ak sa nechcete zaoberať pokročilými funkciami, použite kláves F12 predtým, ako začnete pracovať na uložení súboru pod iným názvom. Nie je to tak organizované ako niektoré iné metódy, ale je to užitočná metóda.
Prejsť do cloudu
Ukladanie súborov a ich záloh v cloude je čoraz bežnejšie. Cloudové úložisko ponúka mnoho výhod, ako napríklad veľkorysé priestorové pridelenie, jednoduché používanie, prístup odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia, ktoré používate, a spoľahlivosť.
Služby cloudového úložiska zálohujú svoje servery, takže pre súbory uložené týmto spôsobom existuje dvojitá vrstva ochrany. Z týchto dôvodov je cloudové úložisko pre väčšinu ľudí stále najlepšou voľbou.
Existuje niekoľko bežných bezplatných možností:
- Disk Google ponúka 15 GB s každým účtom Google.
- Používatelia počítačov Mac získajú 5 GB s iCloud, ktorý je zabudovaný do každého zariadenia Apple.
- Microsoft poskytuje 5 GB priestoru s OneDrive, ktorý sa dodáva s účtami Microsoft 365 a Xbox.
Ak potrebujete viac úložného priestoru, vyššie uvedené služby ponúkajú platené možnosti, rovnako ako iné spoločnosti cloudového úložiska.
Uchovajte si tlačené kópie dokumentov
Nezabráni vám to znova písať a formátovať dokument, ale ponechaním si vytlačenej kópie dôležitého dokumentu budete mať aspoň istotu, že budete mať obsah súboru, a to je lepšie, ako nemať vôbec nič.
