Čo by ste mali vedieť
- Pred digitalizáciou súborov vytvorte priečinky a podpriečinky na usporiadanie súborov.
- Uistite sa, že skener alebo tlačiareň podporuje softvér na optické rozpoznávanie znakov (OCR) a či máte nainštalovaný softvér OCR.
- Postup sa líši v závislosti od toho, či chcete naskenovať dokument na Macu alebo naskenovať dokument na Windows.
Digitalizácia papierových dokumentov vám môže pomôcť pri organizácii dôležitých papierov. Digitálne súbory vrátane PDF je možné previesť na prehľadávateľné súbory pomocou softvéru na optické rozpoznávanie znakov (OCR), ktorý sa zvyčajne dodáva s tlačiarňou. To znamená, že vaše informácie nezaberajú miesto a je ich ľahšie nájsť. Môžete tiež uložiť svoje digitálne súbory na CD alebo DVD, na flash disk, v online úložisku. Tu je návod, ako usporiadať naskenované dokumenty.
Ako používať skener na organizáciu
Tu je niekoľko krokov, ktoré môžete podniknúť na usporiadanie svojej firmy alebo domova pomocou skenera. Aby to fungovalo, budete potrebovať skener dokumentov. Nemusí to byť drahé ani luxusné. Ak ho nemáte, začnite s týmito recenziami skenerov fotografií a skenerov dokumentov, kde nájdete najlepšie nákupy.
Ak nechcete samostatný skener, túto úlohu zvládne lacná tlačiareň typu všetko v jednom.
-
Prejdi si svoje papiere a rozhodni sa, čo môžeš digitalizovať a čo môžeš pokojne vyhodiť.
Pravdepodobne to nejaký čas potrvá. V prípade potreby pracujte v malých prírastkoch.
-
Pred digitalizáciou súborov vytvorte priečinky a podpriečinky na uloženie súborov. Zamyslite sa nad kategóriami, ktoré potrebujete, a pre každú vytvorte priečinok. Do jedného priečinka vkladajte účtenky z kreditnej karty, do druhého papiere na poistenie auta. Účty za telefón, účtenky z potravín, účty za domáce opravy atď. možno umiestniť do samostatných priečinkov. V rámci každého priečinka vytvorte podpriečinky pre každý rok (alebo mesiac). Je jednoduchšie začať s organizovaným systémom a pridávať nové papiere do správneho súboru, než meniť usporiadanie systému zakaždým, keď sa naskenuje nová účtenka.
Ak chcete vytvoriť nový priečinok v systéme Windows, kliknite pravým tlačidlom myši na pracovnú plochu a vyberte Nový > Priečinok Opakujte tento krok v novom okne priečinok na vytvorenie podpriečinka. Ak chcete vytvoriť nový priečinok na Macu, vyberte File > New Folder alebo stlačte Shift+ Command +N
-
Uistite sa, že skener alebo tlačiareň boli dodané so softvérom na optické rozpoznávanie znakov (OCR). To vám umožní skenovať dokumenty do formátu PDF a upravovať súbory. Existuje veľká šanca, že na vašom počítači so systémom Windows je nainštalovaný slušný softvér OCR.
Ak na vašom počítači nemáte nainštalovaný softvér OCR, ABBYY FineReader a Adobe Acrobat Pro DC sú obľúbenou voľbou.
-
Je čas naskenovať dokumenty. Presný spôsob, akým to urobíte, závisí od typu skenera a softvéru, ktorý používate.
Lifewire má sprievodcov na skenovanie dokumentov v systémoch Windows a Mac.
- Po dokončení digitalizácie dokumentov majte prehľad o fyzickej dokumentácii. Uistite sa, že automaticky skenujete dokumenty vždy, keď dostanete nové účtenky alebo papiere. V opačnom prípade sa papiere začnú opäť hromadiť.
