Čo by ste mali vedieť
- Manuálny archív: Prejsť na Súbor > Info > Tools >Clean Up Old Items . Vo vyskakovacom okne Archivovať vyberte Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky.
- Potom vyberte priečinok pre archív. Vyberte rozbaľovací zoznam Archivovať položky staršie ako a nastavte dátum.
- Automatický archív: Prejsť na Súbor > Možnosti > Rozšírené >Nastavenia automatickej archivácie . Vyberte Spustiť automatickú archiváciu každých a zadajte časový interval.
Ak necháte, aby sa v doručenej pošte hromadilo príliš veľa e-mailov, výkon Outlooku sa môže zhoršiť. Zistite, ako archivovať e-maily v programe Outlook a spravovať tieto staré e-maily, či už manuálne alebo automaticky. Pokyny v tomto článku platia pre Outlook pre Microsoft 365 a Outlook 2019, 2016, 2013 a 2010.
Ako manuálne archivovať e-maily v programe Outlook
Ak uprednostňujete kontrolu nad tým, kedy sa budú vaše staré e-maily archivovať a kde budú archivované, môžete to urobiť pomocou manuálneho postupu. E-mailové správy môžete manuálne archivovať v ľubovoľnom priečinku.
-
Otvorte Outlook a vyberte File > Info > Tools >Vyčistite staré položky.
Image -
Vo vyskakovacom okne Archivovať vyberte Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky a potom vyberte priečinok, do ktorého chcete položky archivovať.
Image -
Vyberte rozbaľovací zoznam Archivovať položky staršie ako a potom nastavte dátum, po ktorom chcete správy archivovať.
Môžete tiež vybrať Prehľadávať a identifikovať individuálny súbor PST, ktorý chcete použiť pre tento archív. Alebo si ho môžete ponechať ako predvolený názov súboru.
Image -
Vyberte OK. Outlook teraz archivuje správy v tomto priečinku podľa nastavení, ktoré ste nakonfigurovali.
Image -
Ak uprednostňujete archiváciu správ vo všetkých priečinkoch namiesto jednotlivých, vyberte Archivovať všetky priečinky podľa ich nastavení automatickej archivácie Ak vyberiete túto možnosť, budete musieť prejdite späť na kartu Domov, kliknite pravým tlačidlom myši na jeden z priečinkov, pre ktorý chcete nastaviť automatickú archiváciu, a potom vyberte Properties
Image -
V okne Vlastnosti vyberte kartu AutoArchive.
Image -
Vyberte Archivujte tento priečinok pomocou týchto nastavení, potom nakonfigurujte nastavenia na počet mesiacov správ, ktoré si chcete ponechať, a kam presunúť staré položky.
Pomocou nastavení automatickej archivácie nakonfigurujte spôsob archivovania správ, keď ste povolili automatickú archiváciu, ako aj spôsob archivácie e-mailov, keď ich manuálne archivujete pomocou nastavení automatickej archivácie.
Image
Ako manuálne spustiť automatickú archiváciu
Automatickú archiváciu môžete spustiť manuálne alebo automaticky. Ak ste už nastavili nastavenia automatickej archivácie pre všetky svoje priečinky, ako je popísané vyššie, proces archivácie môžete spustiť okamžite.
Vybrať File > Info > Tools > Ma , potom výberom AutoArchive spustíte proces archivácie. Týmto sa použijú nastavenia automatickej archivácie, ktoré ste nakonfigurovali pre každý poštový priečinok.
Ako automaticky spustiť automatickú archiváciu
Okrem manuálneho spustenia procedúry archivácie môžete tiež nastaviť pravidelnú automatickú archiváciu.
-
Vybrať Súbor > Možnosti > Rozšírené > Nastavenia.
Image -
V okne nastavení automatickej archivácie vyberte Spustiť automatickú archiváciu každých a zadajte, ako často chcete spúšťať automatickú archiváciu.
Nastavenia môžete nakonfigurovať tak, aby zobrazovali výzvu pri spustení automatickej archivácie, a nastaviť ju tak, aby sa staré e-mailové správy buď vymazali, alebo aby sa presunuli do archívneho súboru PST vo vašom počítači.
Image -
Vyberte OK,a automatická archivácia sa spustí vo vami nastavenom intervale, takže sa už nikdy nebudete musieť báť, že vaša doručená pošta zaberie príliš veľa miesta.
Image
Použite odpratávanie Outlooku na automatickú archiváciu v Outlook Web
V Outlooku Online je archivácia správ manuálny proces. Funkcia s názvom Outlook Sweep vám pomáha udržiavať vašu doručenú poštu čistú.
Vek správ, ktoré archivujete, nie je možné zmeniť, no funkcia odpratania vám aspoň umožní archivovať všetky správy v doručenej pošte staršie ako 10 dní. Pomôže vám to automaticky udržiavať vašu doručenú poštu čistú.
-
Otvorte doručenú poštu účtu, kde chcete archivovať e-mailové správy. Vyberte e-mail, ktorý chcete archivovať, a potom z ponuky vyberte Sweep.
Image -
V kontextovej obrazovke vyberte Vždy presúvať správy staršie ako 10 dní z priečinka Doručená pošta.
Image -
Vyberte rozbaľovaciu ponuku Presunúť do a vyberte Archivovať.
Image
