Čo by ste mali vedieť
- Nevýmenný účet: Vytvorte novú šablónu e-mailovej správy a potom vytvorte pravidlo na odosielanie automatickej odpovede.
- Výmenný účet: File > Info > Automatické odpovede >Odoslať automatické odpovede > napísať správu > vybrať časy začiatku a konca > OK.
- Na Outlook.com: Nastavenia > Zobraziť všetky nastavenia Outlooku > Mail > Automatické odpovede > Zapnúť automatické odpovede > napísať > Uložiť.
Tento článok vysvetľuje, ako vytvoriť správu s odpoveďou v prípade neprítomnosti v práci pre Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook pre Microsoft 365 a Outlook.com v závislosti od typu konta, ktoré používate. Vysvetľuje tiež, ako zistiť, či máte účet Exchange.
Ako nastaviť automatické odpovede v programe Outlook
Efektívna automatická odpoveď mimo kanceláriu v programe Outlook zaisťuje, že keď ste preč, ľudia vedia, že nie ste k dispozícii, keď sa vrátite, a čo by mali robiť, ak majú problém, ktorý si vyžaduje okamžitú pozornosť.
Nastavenie pre odpoveď v neprítomnosti v programe Outlook sa líši v závislosti od toho, či je váš e-mailový účet na serveri Microsoft Exchange alebo ide o e-mailový účet IMAP alebo POP (napríklad bežné e-mailové služby ako Gmail, Yahoo Mail a ďalšie).
Ako zistiť, či máte účet Exchange
Ak si nie ste istí, či používate Outlook s kontom Exchange, pozrite sa do stavového riadka v spodnej časti okna Outlooku. Ak používate účet Exchange, v stavovom riadku sa zobrazí Pripojené k: Microsoft Exchange.
Vytvorte si e-mailovú šablónu s automatickou odpoveďou
Ak chcete nastaviť automatickú odpoveď v Outlooku pre e-mailový účet IMAP alebo POP (pre Exchange, pozri ďalej nižšie), použite funkciu pravidiel Outlooku. Začnite vytvorením e-mailovej šablóny pre e-mail s automatickou odpoveďou, ktorý bude odoslaný príjemcom, keď budete preč.
-
Vybrať Nový email.
Image -
Zadajte Predmet pre e-mail a text správy oznamujúci príjemcovi, že nie ste k dispozícii.
Dajte príjemcom vedieť, kedy môžu od vás očakávať osobnú odpoveď, a uvedomte si, koľko informácií odhalíte vo svojej automatickej odpovedi, pretože odhalenie príliš veľkého množstva informácií môže predstavovať riziko.
-
Po dokončení písania správy s automatickou odpoveďou vyberte File.
Image -
Vybrať Uložiť ako.
Image -
Vyberte Uložiť ako typ a vyberte Šablóna Outlook.
Image -
Outlook predvolene používa ako názov v textovom poli Názov súboru predmet šablóny. Zmeňte toto na čokoľvek, čo vám umožní vedieť, že ide o váš súbor šablóny e-mailu mimo pracoviska.
-
Vybrať Uložiť.
Image - Zatvorte okno správy.
Vytvoriť pravidlo automatickej odpovede mimo kanceláriu
Ďalším krokom pre e-mailové účty IMAP alebo POP je nastavenie pravidla programu Outlook. Toto pravidlo odošle odpoveď pomocou šablóny, ktorú ste vytvorili v predchádzajúcej sekcii.
-
Vybrať Súbor > Info.
Image -
Vybrať Spravovať pravidlá a upozornenia.
Image -
Vyberte kartu Pravidlá e-mailu.
Image -
V časti Použiť zmeny v tomto priečinku vyberte e-mailový účet, pre ktorý vytvárate automatickú odpoveď.
V ďalšom kroku budete mať možnosť uplatniť svoje nové pravidlo na všetky účty.
-
Vybrať Nové pravidlo.
Image -
V časti Začnite od prázdneho pravidla vyberte Použiť pravidlo na správy, ktoré dostávam.
Image - Vybrať Ďalší.
-
Pod Krok 1: Vyberte podmienky, začiarknite políčko Kde je moje meno v poli Komu.
Pravidlo automatickej odpovede odpovie na všetku prichádzajúcu poštu, ak zrušíte začiarknutie všetkých políčok podmienok.
Image - Vybrať Ďalší.
-
Pod Krok 1: Vyberte akciu(y), začiarknite políčko odpoveď pomocou konkrétnej šablóny.
Image -
Pod Krok 2: Upravte popis pravidla (kliknite na podčiarknutú hodnotu), vyberte odkaz konkrétnu šablónu.
Image -
Vyberte Look In šípku a potom vyberte Používateľské šablóny v systéme súborov.
Image -
Zvýraznite šablónu, ktorú ste vytvorili.
Image - Vybrať Otvoriť.
- V dialógovom okne Sprievodca pravidlami vyberte Next.
-
Pod Krok 1: Vyberte výnimku(y), začiarknite políčko okrem prípadov, keď ide o automatickú odpoveď.
Image - Vybrať Ďalší.
- Pod Krok 1: Zadajte názov pre toto pravidlo zadajte názov pre pravidlo automatickej odpovede.
-
V časti Krok 2: Nastavenie možností pravidla začiarknite políčko Zapnúť toto pravidlo, ak chcete aktivovať automatickú odpoveď. Ak teraz nechcete, aby bola automatická odpoveď aktívna, zrušte začiarknutie políčka.
Ak máte viacero e-mailových účtov, v ktorých chcete používať túto automatickú odpoveď, začiarknite políčko Vytvoriť toto pravidlo pre všetky účty.
- Vybrať Dokončiť.
- V dialógovom okne Rules and Alerts vyberte OK.
Outlook odošle automatickú odpoveď na adresu každého prijatého e-mailu raz za reláciu; druhá automatická odpoveď sa odošle po zatvorení a opätovnom otvorení programu Outlook.
Ako povoliť a zakázať automatické odpovede pre e-mailové účty IMAP a POP
Pre e-mailové účty IMAP a POP povoľte automatickú odpoveď vždy, keď ju potrebujete. Prejdite na Súbor > Spravovať pravidlá a upozornenia > Pravidlá e-mailu, začiarknite políčko vedľa svojho automatického pravidlo respondéra, potom vyberte OK.
Ak chcete vypnúť odpoveď, zrušte začiarknutie políčka a potom vyberte OK.
Automatické odpovede pre účty Microsoft Exchange
Ak je váš e-mailový účet konto Microsoft Exchange (konto Outlook.com môžete nastaviť ako konto Exchange v programe Outlook), môžete nastaviť automatickú odpoveď mimo kancelárie priamo na serveri. Postupujte podľa týchto krokov pre Outlook 2019, 2016 a Outlook pre Microsoft 365.
- Vybrať Súbor > Info.
-
Vybrať Automatické odpovede.
Image -
Vybrať Posielať automatické odpovede. Do textového poľa napíšte automatickú odpoveď.
Ak chcete vypnúť automatickú odpoveď, prejdite do dialógového okna Automatické odpovede a vyberte Neposielať automatické odpovede. Automatické odpovede sa už neposielajú.
- Voliteľne nastavte časový rámec, počas ktorého chcete, aby bola automatická odpoveď aktívna. Začiarknite políčko Odosielať iba počas tohto časového rozsahu. Potom nastavte Čas začiatku a Čas ukončenia Automatickú odpoveď dostanú iba správy prijaté v tomto rozsahu.
-
Ak pracujete v spoločnosti alebo organizácii, môžete mať ďalšie možnosti pre automatické odpovede:
- Inside My Organization: Táto správa sa odosiela na správy prijaté od ostatných v rámci rovnakej spoločnosti alebo organizácie ako vy.
- Mimo moju organizáciu: Správa sa odošle ľuďom mimo vašej organizácie. Začiarknite políčko Automaticky odpovedať ľuďom mimo mojej organizácie.
S automatickými odpoveďami sú spojené bezpečnostné riziká.
- Vybrať OK.
Nástroje automatickej odpovede a doplnky Outlooku
Namiesto manuálneho nastavenia pravidla v Outlooku použite doplnok ako Mail Responder pre Outlook alebo nástroje ako Email Responder (FreeBusy) alebo Auto Reply Manager. Tieto nástroje sú inteligentné na odosielanie iba nevyhnutných odpovedí mimo pracoviska.
Ak chcete udržiavať odpovede mimo kanceláriu centrálne na serveri Exchange (vrátane šablón obsahujúcich polia zlúčené s Active Directory), vyskúšajte Symprex Out-of-Office Manager.
Ako zapnúť automatické odpovede na Outlook.com
Povolenie automatických odpovedí na Outlook.com je jednoduchý proces. Táto funkcia neponúka toľko možností ako softvér Outlook, ale jej používanie je jednoduché.
-
Na stránke pošty Outlook.com vyberte Nastavenia > Zobraziť všetky nastavenia Outlooku.
Image -
Vybrať Mail > Automatické odpovede.
Image -
Zapnite prepínač Zapnite automatické odpovede.
Ak chcete vypnúť automatické odpovede, vypnite prepínač Automatické odpovede zapnuté.
Image - Voliteľné: Začiarknite políčko Posielať odpovede iba počas časového obdobia. Zadajte Čas začiatku a Čas ukončenia. Automatické odpovede sa odosielajú iba počas tohto časového rámca.
-
Zadajte správu, ktorú chcete odoslať, kým sú zapnuté automatické odpovede.
Image - Voliteľne začiarknite políčko Posielať odpovede iba kontaktom, ak chcete odosielať automatické odpovede iba ľuďom a e-mailovým adresám vo vašich kontaktoch Outlook.com.
- Vybrať Uložiť.
