Čo by ste mali vedieť
- Vyberte Spustiť hromadnú korešpondenciu a vyberte typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť. Potom vyberte Vybrať príjemcov a vyberte, kto ho dostane.
- Vyberte Vložiť zlučovacie pole a pridajte všetky polia, ktoré chcete použiť. Proces dokončite výberom možnosti Dokončiť a zlúčiť.
- Prípadne použite Sprievodcu hromadnou korešpondenciou krok za krokom, ak potrebujete pomoc pri vytváraní zlúčeného dokumentu.
Používanie hromadnej korešpondencie vo všetkých verziách programu Microsoft Word zlúči údaje zo zdroja údajov s vaším dokumentom. Je ideálny pre listy, katalógy, štítky a ďalšie. Tu je návod, ako začať s touto funkciou šetrenia času.
Ako hromadne korešpondovať vo Worde
Vo všetkých aktuálnych verziách Wordu vás možnosť Hromadná korešpondencia na karte Korešpondencia na páse s nástrojmi prevedie vytvorením listu hromadnej korešpondencie.
Skôr ako začnete, vytvorte nový list alebo otvorte existujúci list.
-
Vyberte Spustiť hromadnú korešpondenciu na páse korešpondencie a vyberte typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť. Môžete napríklad vybrať listy, obálky alebo štítky. Prípadne vyberte Sprievodcu hromadnou korešpondenciou krok za krokom pre ďalšiu pomoc pri vytváraní dokumentu.
Image -
Vyberte Vyberte príjemcov na páse správ a pridajte príjemcov do správy. Môžete sa rozhodnúť pre vytvorenie novej databázy príjemcov. Môžete sa tiež rozhodnúť použiť existujúci zoznam alebo kontakty programu Outlook.
Image -
V poli Príjemcovia hromadnej korešpondencie pomocou začiarkavacích políčok vyberte kontakty, ktoré chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie. Keď bude váš zoznam pripravený, vyberte OK.
Image -
Vyberte Vložte zlučovacie pole na páse správ. Vyberte prvé pole, ktoré chcete pridať. Názov poľa sa zobrazí tam, kde sa v dokumente nachádza kurzor. Opakujte a vložte každé pole, ktoré chcete zahrnúť. Prípadne si môžete vybrať možnosť ako Blok adresy alebo Riadka pozdravu
Text obklopujúci pole môžete upravovať a formátovať. Formáty použité v poli sa prenesú do dokončeného dokumentu. Môžete pokračovať v pridávaní polí do svojho listu.
Image -
Skôr ako listy vytlačíte, mali by ste ich skontrolovať, aby ste skontrolovali chyby. Dávajte pozor najmä na medzery a interpunkciu okolo polí. Budete sa tiež chcieť uistiť, že ste vložili správne polia na správne miesta.
Ak chcete zobraziť ukážku písmen, vyberte Zobraziť výsledky na páse správ. Na navigáciu v dokumente použite šípky.
Image -
Môžete si všimnúť chybu v údajoch jedného z vašich dokumentov. Tieto údaje nemôžete zmeniť v dokumente zlúčenia. Namiesto toho to budete musieť opraviť v zdroji údajov.
Ak to chcete urobiť, vyberte Upraviť zoznam príjemcov na páse správ. V okne, ktoré sa otvorí, môžete zmeniť údaje pre ktoréhokoľvek z vašich príjemcov. Môžete tiež obmedziť príjemcov. Zrušte začiarknutie políčka vedľa mien príjemcov, aby ste ich vynechali z operácie zlúčenia, a vyberte OK.
Image -
Po skontrolovaní dokumentov ste pripravení ich dokončiť dokončením zlúčenia. Vyberte tlačidlo Dokončiť a zlúčiť na páse správ. Môžete si zvoliť úpravu jednotlivých dokumentov, tlač listov alebo ich e-mailom. Ak sa rozhodnete listy vytlačiť alebo poslať e-mailom, zobrazí sa výzva na zadanie rozsahu. Môžete sa rozhodnúť vytlačiť všetky, jedno alebo množinu susediacich písmen. Word vás prevedie procesom každého z nich.
Image
